Innkjøpsordre i prosjekter: slik følger du bestilte kostnader

En innkjøpsordre er et løfte om å betale. Fra dagen bestillingen går til leverandøren, er pengene i praksis bundet, selv om ingenting står i regnskapet ennå. Leverandørfakturaen kommer kanskje tre uker senere, og den blir bokført enda litt etter det. Følger du prosjektet bare i regnskapet, ser kostnadene lavere ut enn de er, helt til fakturaene lander.

Én kostnad, flere tilstander

Det hjelper å se på en innkjøpskostnad som noe som går gjennom flere tilstander. Beløpet er det samme hele veien; det er bare tilstanden som endrer seg. Fem begreper blandes ofte sammen, og det er verdt å holde dem fra hverandre:

For prosjektstyringen holder det med tre kolonner: Planlagt (ikke bestilt), Åpent (bestilt, men ikke fakturert – også når varene er mottatt) og Påløpt (bokført). Varemottaket er viktig for kontroll og periodisering, men det flytter ikke beløpet mellom kolonnene. Betalingen hører til likviditetsoppfølgingen.

Totalen står stille mens kostnaden flytter seg

Ta en innkjøpsordre på kanalnett for 282 000 kroner. Da den ble planlagt, sto hele beløpet under Planlagt. Da ordren ble sendt, flyttet beløpet til Åpent. To tredeler av varene er mottatt, og leverandøren har fakturert 186 000 kroner så langt. Det beløpet er nå Påløpt. De 96 000 kronene som gjenstår, står fortsatt som Åpent. Totalen har vært 282 000 kroner hele veien.

Delleveranser, prisavvik og endringer

I praksis er det sjelden så ryddig. Dette er de vanligste tilfellene:

• Delleveranse. Leverandøren sender en del nå og resten senere. Resten står åpen på ordrelinjen, og den forventede leveringsdatoen for resten styrer både fremdrift og kontantstrøm. Leveres resten aldri, må den lukkes. Ellers blir den liggende som en forpliktelse som ikke finnes.
• Fakturaen er høyere enn ordren. Frakt, emballasje, miljøgebyr og prisjusteringer er de vanligste årsakene. Da går totalen opp, og avviket synes på budsjettposten. Små tillegg på mange ordrer er en klassisk lekkasje, så avvik bør godkjennes eksplisitt.
• Ordren endres etter at den er sendt. Registrer endringen som en ny versjon av samme ordre, ikke som et nytt innkjøp, så historikken er sporbar.
• Feil eller skadede varer. De regnes ikke som mottatt før de er erstattet. Dokumenter avviket med bilde av følgeseddel og skade.

Treveis avstemming: ordre, mottak og faktura

Før en leverandørfaktura godkjennes, bør tre dokumenter stemme overens: ordren (hva vi bestilte), varemottaket (hva som faktisk kom) og fakturaen (hva leverandøren krever). Det kalles treveis avstemming og er vanlig internkontroll i innkjøp.

I prosjektbedrifter hoppes varemottaket ofte over fordi varene leveres direkte til byggeplass og følgeseddelen blir liggende i brakka. Da mister du kontrollen på at du bare betaler for det som er levert, og grunnlaget for å periodisere varer som er mottatt uten faktura. En enkel rutine løser begge: registrer følgeseddelen mot ordrelinjen samme dag.

Mottatt, ikke fakturert: periodisering ved månedsslutt

Regnskapsmessig er kostnaden påløpt når varen er mottatt, selv om fakturaen ikke er kommet. Ved månedsslutt bør mottatte, ufakturerte varer derfor periodiseres i regnskapet og reverseres når fakturaen bokføres. Gjøres det ikke, ser én måned bedre ut enn den var og neste tilsvarende verre. På ett prosjekt er det lite, men summert over alle prosjekter ved et kvartals- eller årsoppgjør kan det bli vesentlig.

For prognosen spiller det ingen rolle: beløpet står som Åpent til fakturaen kommer, og totalen er den samme. Forskjellen er hvilken periode kostnaden havner i. Har du ordre og varemottak i samme system, er grunnlaget for periodiseringen et uttrekk, ikke en telefonrunde til prosjektlederne.

Rammeavtaler og avrop

Store mengder kanal, rør og kabel kjøpes ofte på en rammeavtale med avrop etter fremdrift. En rammeavtale er ikke nødvendigvis en forpliktelse til å kjøpe hele rammen. Det avgjørende er hva avtalen binder dere til: et minstekjøp eller en fast bestilt mengde er en forpliktelse, mens en ramme dere kan avrope fra «inntil» et beløp, ikke er det.

Følg derfor hvert avrop som en egen ordre (eller ordrelinje) mot avtalen, og registrer bare det som faktisk er bestilt eller bindende som Åpent. Resten av rammen hører hjemme som Planlagt hvis prosjektet trenger den. Sjekk avtalen for minstevolum. Er det et minstekjøp som ikke er avropt ennå, er det en forpliktelse som bør synes.

Innkjøp i valuta

Kjøper du i euro, er kostnaden i kroner ikke endelig før fakturaen er bokført, og betalingen skjer gjerne til en tredje kurs. Forskjellen mellom bokført og betalt kurs føres normalt som agio eller disagio i finansposter, ikke på prosjektet. For prosjektstyringen er det viktigste å vite hvor mye som fortsatt er åpent i valuta, og å bruke dagens kurs i prognosen, ikke kalkylekursen. Et åpent beløp på 10 000 euro flytter seg med 5 000–6 000 kroner ved en kursendring på 5 prosent. På store ordrer kan det være riktig å sikre kursen.

Slik gjør du det i et regneark

Du kan følge det samme i et regneark med én rad per ordrelinje og disse kolonnene:

Forventet kostnad per budsjettpost blir Planlagt + Åpent + Fakturert. Regnearket virker så lenge noen holder det oppdatert. Det svake punktet er kolonnene for mottatt og fakturert: noen må føre hver følgeseddel og hver faktura på riktig linje, og glemmer de det én gang, er tallene feil uten at noen merker det.

Slik ser det ut i ProfitTracker

Planlagt + åpent + påløpt uten dobbelttelling

I ProfitTracker lager du innkjøpsordren på prosjektet og budsjettposten den hører til. Når ordren godkjennes eller sendes, går beløpet fra Planlagt til Åpent. Varemottak registreres per linje, med delmottak, rest, avvik og vedlegg, og forsinkede leveranser vises i rødt.

Bokførte leverandørfakturaer hentes fra regnskapssystemet ved den daglige synkroniseringen, og du kobler dem mot innkjøpsordren. Da går Påløpt opp og Åpent ned like mye. Ordre i valuta regnes om med dagens kurs.