Prosjektøkonomi med PowerOffice Go: budsjett, timekost, endringer og bestilte kostnader

PowerOffice Go har en ryddig prosjektmodul med delprosjekter, budsjett per konto og et prosjektdashboard, og systemet kan føre timekost løpende på prosjektene. Denne artikkelen går gjennom hva PowerOffice Go dekker for en teknisk entreprenør, hvordan ferdigstillingsgrad og budsjett bør brukes, og hvordan innkjøp og bestilte kostnader kan følges i et prosjekt som pågår.

Prosjekt, delprosjekt og budsjett

Et hovedprosjekt i PowerOffice Go kan ha ett nivå delprosjekter under seg, og hvert delprosjekt kan arve innstillinger eller ha egne – blant annet egen faktureringsmetode (timer, timer og kostnader, fastpris eller ikke fakturerbart) og eget budsjett. For en installatør er det praktisk: kontraktsarbeidet kan være fastpris, mens endringer faktureres etter regning i et eget delprosjekt.

Budsjettet kan settes opp enkelt, med inntekter, varekost, lønnskostnader og andre driftskostnader, eller per konto. Timer, timepris og fakturerbare timer kan budsjetteres. Prosjektdashboardet viser faktureringsgrad, inntekter, kostnader og resultat, med faner for timer, innkjøp, fakturaer, resultatregnskap, budsjett og delprosjekter.

Timekost som føres løpende

PowerOffice Go har kostpris per ansatt, og den kan inkludere lønn, arbeidsgiveravgift, feriepenger og påslag. Godkjente timer kan periodiseres på prosjektet – debet med prosjekt og avdeling, kredit uten – manuelt eller automatisk, ukentlig eller månedlig. Nettoeffekten i regnskapet er null, men prosjektet får lønnskost i takt med timene i stedet for når lønnen kjøres. Det er god praksis.

Kostprisen er likevel bare så god som grunnlaget. En montør med 52 000 kroner i månedslønn koster med feriepenger (12 %), OTP (2 %) og arbeidsgiveravgift (14,1 %) rundt 810 000 kroner i året. Fordelt på 1 640 produktive timer blir det i underkant av 500 kroner timen; fordelt på 1 380 timer nærmere 590. Hvor mange timer som faktisk kan føres på prosjekt, flytter timekosten mer enn lønnsoppgjøret gjør.

Ferdigstillingsgrad og økonomisk fullføringsgrad

Prosjektrapporten i PowerOffice Go har en kolonne for ferdigstillingsgrad i prosent, og grad av ferdigstillelse kan angis på prosjektet. Hjelpesenteret sier ikke hvordan tallet beregnes, så sjekk hvordan det fastsettes hos dere før det brukes som fremdriftsmål.

Uansett grunnlag er det verdt å kjenne forskjellen mot fullføringsgraden i regnskapet. Etter NRS 2 er hovedmetoden påløpte kostnader delt på forventede totale kostnader – inkludert materialer og underentreprise. Ta et prosjekt der 1 420 av 1 750 kalkulerte montasjetimer er brukt: 81 prosent av budsjettet. Men prosjektlederen forventer 2 020 timer totalt, så montasjen er bare 70 prosent ferdig. Med utstyr, materialer og underentreprise inkludert kan den økonomiske fullføringsgraden være en tredje størrelse. En fremdriftsgrad som måles mot budsjett i stedet for mot forventet total, ser lenger kommet ut enn den er når prosjektet går over – og tar fortjeneste for tidlig.

Endringer i eget delprosjekt

Delprosjektene gir en praktisk måte å holde endringer adskilt, slik bokføringsforskriften krever når endringene er vesentlige. Et oppsett som fungerer: kontraktsarbeidet som ett delprosjekt på fastpris, og hver endring eller samlet endringsarbeid som eget delprosjekt etter regning eller avtalt pris. Da kan timer og kostnader på endringen dokumenteres overfor byggherren, og fakturering skjer uavhengig av hovedkontrakten.

Etter NS 8405 og NS 8407 må entreprenøren varsle uten ugrunnet opphold når et pålegg kommer på annen måte enn en skriftlig endringsordre, for eksempel gjennom en tegningsrevisjon. Registrer derfor endringen når den varsles, ikke når den godkjennes, og vis den i to tall: det som er godkjent, og det som er krevd, men ikke avklart. Et prosjekt med 304 000 kroner i forventet resultat og et uavklart krav på 120 000 har et utfallsrom på 304 000–424 000 kroner.

Innkjøp og bestilte kostnader

Rapporten «Prosjektinnkjøp» sammenstiller bokførte bilag på prosjektet mot budsjett; automatiske kostnader som lønnskjøring, avskrivninger og timer holdes utenfor. PowerOffice Go har ikke innebygde innkjøpsordrer eller varemottak; for lager og logistikk anbefaler PowerOffice integrasjoner fra markedsplassen, der det finnes flere løsninger. Bestilte, men ikke fakturerte kostnader må derfor følges i den løsningen dere bruker til innkjøp, og legges til det som er bokført.

Slik ser det ut i ProfitTracker

Kostnadsprognose og innkjøpsforpliktelser med PowerOffice Go

ProfitTracker legger innkjøp og prognose oppå PowerOffice Go. Innkjøpsordre lages på prosjektet og budsjettposten, og beløpet står som Åpent fra ordren er godkjent eller sendt til fakturaen er bokført. Resultatfanen viser Planlagt + Åpent + Påløpt mot budsjett per post, for inntekter, varekostnad og timekost.

Prosjekter, kundefakturaer og kreditnotaer opprettes i ProfitTracker og overføres til PowerOffice Go. Bokførte bilag på prosjektkontoene, timer og betalingsstatus hentes inn hver natt, og når du trykker «Synkroniser nå». Regnskapet blir i PowerOffice Go.

Sjekkliste

1. Ser prosjektlederen bestilte kostnader, ikke bare bokførte?
2. Kan budsjett, prognose og avvik følges per post?
3. Registreres endringer når de varsles, med status?
4. Er fakturaplan og forventede innbetalinger synlige per prosjekt?
5. Er regnskapet fortsatt kilden for alt som er bokført?