Indkøbsordrer i projekter: sådan følger du forpligtede omkostninger

Omkostningen findes, før fakturaen kommer

En indkøbsordre er et løfte om betaling. Fra den dag, den går til leverandøren, er pengene så godt som brugt, selv om intet er nået til regnskabet endnu. Leverandørfakturaen dukker måske op tre uger senere, og den bogføres et stykke tid efter det.

Følger du kun projektet gennem regnskabet, ser omkostningerne lavere ud, end de reelt er. Dækningsgraden ser sund ud, lige indtil fakturaerne lander, og da er det ofte for sent at gøre noget ved det.

Løsningen er at følge hver omkostning fra det øjeblik, den planlægges, ikke fra det øjeblik, den bogføres.

Én omkostning, fire stadier

Det hjælper at tænke på hver indkøbsomkostning som noget, der går gennem fire stadier:

1. Planlagt. Du ved, at projektet skal bruge materialerne, og nogenlunde hvad de koster. Intet er bestilt.
2. Bestilt. Indkøbsordren er sendt. Beløbet er nu en forpligtelse, og det er her, de fleste virksomheder mister overblikket.
3. Modtaget. Varerne er kommet, helt eller delvist. Manglende varer bliver stående på ordren.
4. Bogført. Leverandørfakturaen er bogført i regnskabet. Omkostningen står nu som en påløben omkostning.

I ProfitTracker hedder kolonnerne Planlagt, Forpligtet og Påløbet. Alt, der er bestilt, men endnu ikke faktureret, vises som Forpligtet, også efter at varerne er modtaget. Alt, der er bogført, vises som Påløbet.

Totalen er den samme, når omkostningerne flytter sig mellem stadierne

Pointen med at dele en omkostning op på denne måde er, at totalen ikke ændrer sig, når omkostningen går fra ét stadie til det næste. Den skifter bare kolonne.

Tag Lindab-ordren på vores demoprojekt. Den dækker kanaler for £282,000. Da den var planlagt, stod hele beløbet under Planlagt. Da ordren blev sendt, flyttede beløbet til Forpligtet. Lindab har indtil nu faktureret £186,000, og det beløb er nu Påløbet. De resterende £96,000 er stadig Forpligtet.

Totalen har hele tiden været £282,000. Derfor tælles omkostningen aldrig med to gange: Når fakturaen bogføres, falder Forpligtet med præcis det samme, som Påløbet stiger.

Delleverancer, manglende varer og afvigelser

I praksis er det sjældent så pænt. Det er disse tilfælde, du oftest møder:

• Delleverance. Leverandøren sender halvdelen nu og resten om tre uger. Restbeløbet står åbent på ordren, så du kan se, hvad der stadig mangler.
• Fakturaen er højere end ordren. Fragt, tillæg eller prisændringer løfter fakturaen over ordreværdien. Totalen stiger, og afvigelsen vises på budgetlinjen.
• Ordren ændres, efter at den er sendt. Det, der ikke er faktureret, går tilbage til Planlagt, indtil den reviderede ordre er sendt.

Sådan gør du i et regneark

Du kan følge det samme i et regneark. Du skal bruge én række pr. indkøbsordre og disse kolonner:

Den forventede omkostning pr. budgetlinje er så Planlagt + Forpligtet + Faktureret.

Regnearket fungerer, så længe nogen holder det opdateret. Dets svage punkt er kolonnen Faktureret. Nogen skal tjekke regnskabet og indtaste hver faktura på den rigtige ordre, og overser de én, er tallene forkerte, uden at nogen opdager det.

Sådan gør ProfitTracker

I ProfitTracker opretter du indkøbsordren på projektet og den budgetlinje, den hører til. Så snart ordren er sendt, tæller den som Forpligtet. Bogførte posteringer hentes fra dit regnskabssystem hver nat, og du matcher hver af dem med dens indkøbsordre. Påløbet stiger, Forpligtet falder, og totalen for budgetlinjen stemmer stadig.

Projektets økonomioversigt viser de samme kolonner for hver linje: Planlagt, Forpligtet, Påløbet, Total, Budget og Afvigelse. Du kan se, hvilke linjer der er på vej over budgettet, mens der stadig er tid til at handle.

Se projektets økonomioversigt i ProfitTracker →