Svenska
Dansk
Deutsch
English
Español
Norsk bokmålKostnaden finns innan fakturan kommer
En inköpsorder är ett löfte om att betala. Från den dag den går till leverantören är pengarna så gott som spenderade, även om ingenting har nått bokföringen än. Leverantörsfakturan kanske dyker upp tre veckor senare, och den bokförs en tid efter det.
Följer du bara projektet via bokföringen ser kostnaderna lägre ut än de är. Marginalen ser bra ut ända tills fakturorna landar, och då är det ofta för sent att göra något åt det.
Lösningen är att följa varje kostnad från det att den planeras, inte från det att den bokförs.
En kostnad, fyra steg
Det hjälper att tänka sig att varje inköpskostnad passerar fyra steg:
- Planerat. Du vet att projektet behöver materialet och ungefär vad det kommer att kosta. Inget är beställt.
- Beställt. Inköpsordern är skickad. Beloppet är nu ett åtagande, och det är här de flesta företag tappar greppet.
- Mottaget. Varorna har kommit, helt eller delvis. Kvarvarande artiklar ligger kvar på ordern.
- Bokfört. Leverantörsfakturan är bokförd. Kostnaden är nu registrerad som faktisk kostnad.
I ProfitTracker heter kolumnerna Planerat, Beställt och Faktiskt. Allt som är beställt men ännu inte fakturerat visas som Beställt, även efter att varorna är mottagna. Allt som är bokfört visas som Faktiskt.
Totalen är densamma när kostnaderna flyttas mellan stegen
Poängen med att dela upp en kostnad på det här sättet är att totalen inte ändras när kostnaden går från ett steg till nästa. Den byter bara kolumn.
| Nr | Rad | Planerat | +Beställt | +Faktiskt | =Totalt | Status |
|---|---|---|---|---|---|---|
| PO-24112-002 | 4120 | 282,000 | 0 | 0 | 282,000 | Planerad |
Planerad. Projektet behöver kanalsystem för £282,000. Inget är beställt än.
Ta Lindab-ordern i vårt demoprojekt. Den gäller kanalsystem för £282,000. När den var planerad låg hela beloppet under Planerat. När ordern skickades flyttades beloppet till Beställt. Lindab har hittills fakturerat £186,000, och det beloppet är nu Faktiskt. Återstående £96,000 är fortfarande Beställt.
Totalen har varit £282,000 hela tiden. Därför räknas kostnaden aldrig två gånger: när fakturan bokförs minskar Beställt med exakt lika mycket som Faktiskt ökar.
Delleveranser, kvarvarande artiklar och avvikelser
I praktiken är det sällan så prydligt. Det här är de fall du oftast stöter på:
- Delleverans. Leverantören skickar hälften nu och resten om tre veckor. Saldot ligger kvar öppet på ordern, så du ser vad som fortfarande är utestående.
- Fakturan är högre än ordern. Frakt, tillägg eller prisändringar gör att fakturan hamnar över ordervärdet. Totalen går upp, och avvikelsen syns på budgetraden.
- Ordern ändras efter att den har skickats. Det som inte är fakturerat flyttas tillbaka till Planerat tills den reviderade ordern skickas.
Så gör du i ett kalkylblad
Du kan följa samma sak i ett kalkylblad. Du behöver en rad per inköpsorder och de här kolumnerna:
| Kolumn | Vad den innehåller |
|---|---|
| Projekt och budgetrad | Var kostnaden hör hemma. |
| Beställt | Inköpsorderns totalbelopp. |
| Fakturerat | Summan av bokförda leverantörsfakturor mot ordern. |
| Beställt | Beställt minus fakturerat, men aldrig under noll. |
| Planerat | Det som återstår att köpa men ännu inte är beställt. Läggs på egna rader. |
Prognostiserad kostnad per budgetrad är då Planerat + Beställt + Fakturerat.
Kalkylbladet fungerar så länge någon håller det uppdaterat. Den svaga punkten är kolumnen Fakturerat. Någon måste kontrollera bokföringen och föra in varje faktura mot rätt order, och missar de en blir siffrorna fel utan att någon märker det.
Så gör ProfitTracker
I ProfitTracker skapar du inköpsordern på projektet och den budgetrad den hör till. När ordern har skickats räknas den direkt som Beställt. Bokförda poster hämtas från ditt ekonomisystem varje natt, och du matchar varje post mot rätt inköpsorder. Faktiskt går upp, Beställt går ner, och totalen för budgetraden stämmer.
Projektets ekonomiöversikt visar samma kolumner för varje rad: Planerat, Beställt, Faktiskt, Totalt, Budget och Avvikelse. Du ser vilka rader som är på väg över budget medan det fortfarande finns tid att agera.