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SvenskaDie Kosten entstehen, bevor die Rechnung kommt
Eine Bestellung ist ein Zahlungsversprechen. Ab dem Tag, an dem sie zum Lieferanten geht, ist das Geld so gut wie ausgegeben, auch wenn in der Buchhaltung noch nichts angekommen ist. Die Lieferantenrechnung trifft vielleicht drei Wochen später ein, gebucht wird sie noch etwas später.
Wer das Projekt nur über die Buchhaltung verfolgt, sieht die Kosten niedriger, als sie wirklich sind. Die Marge sieht gesund aus, bis die Rechnungen eintreffen, und dann ist es oft zu spät, noch etwas zu tun.
Die Lösung: Verfolgen Sie jeden Kostenposten ab dem Moment, in dem er geplant wird, nicht erst ab der Buchung.
Ein Kostenposten, vier Stufen
Am besten stellen Sie sich vor, dass jeder Einkaufsposten vier Stufen durchläuft:
- Geplant. Sie wissen, dass das Projekt das Material braucht und ungefähr, was es kosten wird. Bestellt ist noch nichts.
- Bestellt. Die Bestellung ist versendet. Der Betrag ist jetzt eine Verpflichtung, und an dieser Stelle verlieren die meisten Unternehmen den Überblick.
- Erhalten. Die Ware ist eingetroffen, ganz oder teilweise. Offene Positionen bleiben auf der Bestellung.
- Gebucht. Die Lieferantenrechnung ist in der Buchhaltung gebucht. Der Betrag gilt jetzt als Ist-Kosten.
In ProfitTracker heißen die Spalten Geplant, Gebunden und Ist. Alles, was bestellt, aber noch nicht fakturiert ist, erscheint als Gebunden, auch wenn die Ware schon eingetroffen ist. Alles Gebuchte erscheint als Ist.
Die Summe bleibt gleich, während die Kosten die Stufen durchlaufen
Der Sinn dieser Aufteilung: Die Summe ändert sich nicht, wenn ein Kostenposten von einer Stufe zur nächsten wandert. Er wechselt nur die Spalte.
| Nr. | Position | Geplant | +Gebunden | +Ist | =Gesamt | Status |
|---|---|---|---|---|---|---|
| PO-24112-002 | 4120 | 282,000 | 0 | 0 | 282,000 | Geplant |
Geplant. Das Projekt braucht Lüftungskanäle für £282,000. Bestellt ist noch nichts.
Nehmen wir die Lindab-Bestellung aus unserem Demoprojekt. Sie umfasst Lüftungskanäle für £282,000. Als sie geplant war, stand der gesamte Betrag unter Geplant. Mit dem Versand der Bestellung wanderte er zu Gebunden. Lindab hat bisher £186,000 in Rechnung gestellt, dieser Betrag ist jetzt Ist. Die restlichen £96,000 sind weiterhin gebunden.
Die Summe lag die ganze Zeit bei £282,000. Deshalb werden die Kosten nie doppelt gezählt: Wird die Rechnung gebucht, sinkt Gebunden um genau so viel, wie Ist steigt.
Teillieferungen, offene Positionen und Abweichungen
In der Praxis läuft es selten so glatt. Das sind die Fälle, die Ihnen am häufigsten begegnen:
- Teillieferung. Der Lieferant schickt die Hälfte jetzt und den Rest in drei Wochen. Der Saldo bleibt auf der Bestellung offen, Sie sehen also, was noch aussteht.
- Die Rechnung ist höher als die Bestellung. Fracht, Zuschläge oder Preisänderungen heben die Rechnung über den Bestellwert. Die Summe steigt, und die Abweichung erscheint auf der Budgetposition.
- Die Bestellung ändert sich nach dem Versand. Alles noch nicht Fakturierte wandert zurück zu Geplant, bis die geänderte Bestellung versendet ist.
So geht es in einer Tabelle
Sie können dasselbe in einer Tabelle verfolgen. Sie brauchen eine Zeile pro Bestellung und diese Spalten:
| Spalte | Inhalt |
|---|---|
| Projekt und Budgetposition | Wohin die Kosten gehören. |
| Bestellt | Die Summe der Bestellung. |
| Fakturiert | Die Summe der gebuchten Lieferantenrechnungen zur Bestellung. |
| Gebunden | Bestellt minus fakturiert, aber nie unter null. |
| Geplant | Was noch gekauft werden muss, aber nicht bestellt ist. Steht in eigenen Zeilen. |
Die prognostizierten Kosten pro Budgetposition sind dann Geplant + Gebunden + Fakturiert.
Die Tabelle funktioniert, solange jemand sie aktuell hält. Ihre Schwachstelle ist die Spalte Fakturiert. Jemand muss in der Buchhaltung nachsehen und jede Rechnung bei der richtigen Bestellung eintragen, und wenn eine fehlt, stimmen die Zahlen nicht, ohne dass es jemand merkt.
So macht es ProfitTracker
In ProfitTracker legen Sie die Bestellung auf dem Projekt und der Budgetposition an, zu der sie gehört. Sobald die Bestellung versendet ist, zählt sie sofort als Gebunden. Buchungen werden jede Nacht aus Ihrem Buchhaltungssystem abgerufen, und Sie ordnen jede der passenden Bestellung zu. Ist steigt, Gebunden sinkt, und die Summe der Budgetposition stimmt weiterhin.
Die Projektfinanzübersicht zeigt für jede Position dieselben Spalten: Geplant, Gebunden, Ist, Gesamt, Budget und Abweichung. Sie sehen, welche Positionen auf eine Budgetüberschreitung zusteuern, solange Sie noch handeln können.