Innkjøpsordrar i prosjekt: slik følgjer du bestilte kostnader

Ein innkjøpsordre er ein lovnad om å betale. Frå dagen bestillinga går til leverandøren, er pengane i praksis bundne, sjølv om ingenting står i rekneskapen enno. Leverandørfakturaen kjem kanskje tre veker seinare, og han blir bokført endå litt etter det. Følgjer du prosjektet berre i rekneskapen, ser kostnadene lågare ut enn dei er, heilt til fakturaene kjem.

Éin kostnad, fleire tilstandar

Det hjelper å sjå på ein innkjøpskostnad som noko som går gjennom fleire tilstandar. Beløpet er det same heile vegen; det er berre tilstanden som endrar seg. Seks omgrep blir ofte blanda saman, og det er verdt å halde dei frå kvarandre:

For prosjektstyringa held det med tre kolonner: Planlagt (ikkje bestilt), Ope (bestilt, men ikkje fakturert, også når varene er mottekne) og Påløpt (bokført). Varemottaket er viktig for kontroll og periodisering, men det flyttar ikkje beløpet mellom kolonnene. Betalinga høyrer til likviditetsoppfølginga.

Totalen står stille medan kostnaden flyttar seg

Ta ein innkjøpsordre på kanalnett for 282 000 kroner. Då han vart planlagd, stod heile beløpet under Planlagt. Då ordren vart send, flytta beløpet seg til Ope. To tredelar av varene er mottekne, og leverandøren har fakturert 186 000 kroner så langt. Det beløpet er no Påløpt. Dei 96 000 kronene som står att, står framleis som Ope. Totalen har vore 282 000 kroner heile vegen.

Delleveransar, prisavvik og endringar

I praksis er det sjeldan så ryddig. Dette er dei vanlegaste tilfella:

• Delleveranse. Leverandøren sender ein del no og resten seinare. Resten står open på ordrelinja, og den venta leveringsdatoen for resten styrer både framdrift og kontantstraum. Blir resten aldri levert, må han lukkast. Elles blir han liggjande som ei forplikting som ikkje finst.
• Fakturaen er høgare enn ordren. Frakt, emballasje, miljøgebyr og prisjusteringar er dei vanlegaste årsakene. Då går totalen opp, og avviket synest på budsjettposten. Små tillegg på mange ordrar er ein klassisk lekkasje, så avvik bør godkjennast eksplisitt.
• Ordren blir endra etter at han er send. Registrer endringa som ein ny versjon av same ordre, ikkje som eit nytt innkjøp, så historikken er sporbar.
• Feil eller skadde varer. Dei blir ikkje rekna som mottekne før dei er erstatta. Dokumenter avviket med bilete av følgjesetel og skade.

Trevegs avstemming: ordre, mottak og faktura

Før ein leverandørfaktura blir godkjend, bør tre dokument stemme overeins: ordren (kva vi bestilte), varemottaket (kva som faktisk kom) og fakturaen (kva leverandøren krev). Det blir kalla trevegs avstemming og er vanleg internkontroll i innkjøp.

I prosjektbedrifter blir varemottaket ofte hoppa over fordi varene blir leverte direkte til byggjeplass og følgjesetelen blir liggjande i brakka. Då mistar du kontrollen på at du berre betaler for det som er levert, og grunnlaget for å periodisere varer som er mottekne utan faktura. Ei enkel rutine løyser begge: registrer følgjesetelen mot ordrelinja same dag.

Motteke, ikkje fakturert: periodisering ved månadsslutt

Rekneskapsmessig er kostnaden påløpt når vara er motteken, sjølv om fakturaen ikkje er komen. Ved månadsslutt bør mottekne, ufakturerte varer difor periodiserast i rekneskapen og reverserast når fakturaen blir bokført. Blir det ikkje gjort, ser éin månad betre ut enn han var og den neste tilsvarande verre. På eitt prosjekt er det lite, men summert over alle prosjekt ved eit kvartals- eller årsoppgjer kan det bli vesentleg.

For prognosen spelar det inga rolle: beløpet står som Ope til fakturaen kjem, og totalen er den same. Skilnaden er kva periode kostnaden hamnar i. Har du ordre og varemottak i same system, er grunnlaget for periodiseringa eit uttrekk, ikkje ein telefonrunde til prosjektleiarane.

Rammeavtalar og avrop

Store mengder kanal, røyr og kabel blir ofte kjøpte på ein rammeavtale med avrop etter framdrift. Ein rammeavtale er ikkje nødvendigvis ei forplikting til å kjøpe heile ramma. Det avgjerande er kva avtalen bind dykk til: eit minstekjøp eller ei fast bestilt mengd er ei forplikting, medan ei ramme de kan avrope frå «inntil» eit beløp, ikkje er det.

Følg difor kvart avrop som ein eigen ordre (eller ordrelinje) mot avtalen, og registrer berre det som faktisk er bestilt eller bindande, som Ope. Resten av ramma høyrer heime som Planlagt om prosjektet treng ho. Sjekk avtalen for minstevolum. Er det eit minstekjøp som ikkje er avropt enno, er det ei forplikting som bør synast.

Innkjøp i valuta

Kjøper du i euro, er kostnaden i kroner ikkje endeleg før fakturaen er bokført, og betalinga skjer gjerne til ein tredje kurs. Skilnaden mellom bokført og betalt kurs blir normalt ført som agio eller disagio i finanspostar, ikkje på prosjektet. For prosjektstyringa er det viktigaste å vite kor mykje som framleis er ope i valuta, og å bruke dagens kurs i prognosen, ikkje kalkylekursen. Eit ope beløp på 10 000 euro flyttar seg med 5 000–6 000 kroner ved ei kursendring på 5 prosent. På store ordrar kan det vere rett å sikre kursen.

Slik gjer du det i eit rekneark

Du kan følgje det same i eit rekneark med éi rad per ordrelinje og desse kolonnene:

Venta kostnad per budsjettpost blir Planlagt + Ope + Fakturert. Reknearket verkar så lenge nokon held det oppdatert. Det svake punktet er kolonnene for motteke og fakturert: nokon må føre kvar følgjesetel og kvar faktura på rett linje, og gløymer dei det éin gong, er tala feil utan at nokon merkar det.

Slik ser det ut i ProfitTracker

Planlagt + ope + påløpt utan dobbelteljing

I ProfitTracker lagar du innkjøpsordren på prosjektet og budsjettposten han høyrer til. Når ordren blir godkjend eller send, går beløpet frå Planlagt til Ope. Varemottak blir registrert per linje, med delmottak, rest, avvik og vedlegg, og forseinka leveransar blir viste i raudt.

Bokførte leverandørfakturaer blir henta frå rekneskapssystemet ved den daglege synkroniseringa, og du koplar dei mot innkjøpsordren. Då går Påløpt opp og Ope ned like mykje. Ordrar i valuta blir rekna om med dagens kurs.