Prosjektregnskap i QuickBooks Online: dette kan hver pakke i 2026

QuickBooks Online er regnskapssystemet til en stor andel av små og mellomstore entreprenører i USA, og en god del i Storbritannia og Australia. Det kan føre prosjektregnskap (job costing), men hvor mye det kan, avhenger mye av hvilken pakke du har, og siden august 2026 også av hvilket land du er i. Denne guiden viser hva hver pakke gjør for en entreprenør, følger ett prosjekt gjennom QuickBooks og peker på de to tallene rapportene fortsatt ikke gir deg.

Det korte svaret, pakke for pakke

Projects, funksjonen som samler inntekter og kostnader per prosjekt, finnes i Plus og Advanced. Kostnadsestimater på prosjekter og rapporten «Estimates vs actuals» finnes i Advanced. I USA har Intuit i løpet av 2026 bygget Advanced om til en pakke for bygg og anlegg: prosjektbudsjetter per fase og kostnadsgruppe, fremdriftsfakturering per fase (i AIA-stil, etter amerikansk bransjestandard), endringer som oppdaterer kalkyle, budsjett og faktura når kunden godkjenner dem, WIP-rapporter (work in progress, pågående arbeid) og rapporten Committed Costs, der innkjøpsordrelinjer knyttes til faser. Noen av hjelpeartiklene til Intuit beskriver disse funksjonene for Advanced med tillegget QuickBooks Construction eller for Intuit Enterprise Suite, så sjekk hva abonnementet ditt inneholder. Intuit har ikke dokumentert de samme funksjonene for Storbritannia eller Australia.

Slik setter du opp prosjektregnskap i QuickBooks Online

1. Slå på Projects og opprett ett prosjekt per oppdrag, koblet til kunden.
2. Bruk produkter og tjenester som budsjettposter. Hver vare har en kostpris og en kundepris, og det er dem kalkylene bygges av. Hold listen kort og stabil, så prosjektene kan sammenlignes.
3. Før hver faktura, utgift og sjekk på prosjekt og vare. Kostnader uten prosjektkode er den vanligste grunnen til at et prosjekt ser bedre ut enn det er.
4. Bestem hvordan timene skal komme inn (se under).
5. Avstem før du leser marginen. Et ryddig dashboard bygget på ufullstendig koding er verre enn ikke noe dashboard.

Timekost: linjen som flytter marginen

QuickBooks fører arbeidstimer på et prosjekt på en av to måter: som faktiske lønnskostnader eller som en timekost per ansatt, satt i prosjektinnstillingene. Valget gjelder alle prosjekter. To detaljer er viktige. Timekosten gjelder bare tid som er ført etter at den ble satt. Og rapporten «Project profitability» bruker lønnskostnadene, mens tidsrapportene alltid bruker timekost, så de to kan vise forskjellige tall.

Det er i selve timekosten mange entreprenører går feil. Lønnen er ikke kostnaden. Legg til arbeidsgiverens skatter og avgifter (i USA 6,2 % Social Security opp til inntektstaket og 1,45 % Medicare, pluss arbeidsledighetsforsikring og yrkesskadeforsikring, som kan ligge godt over 10 % i enkelte fag), personalgoder og betalt tid som ikke går på prosjekter. Del på timene som faktisk kan føres på prosjekter, ikke på betalte timer. En timekost som er noen få dollar for lav over tusenvis av timer, er den klassiske kilden til marginerosjon.

Innkjøpsordrer og bestilte kostnader

Innkjøpsordrer finnes i Plus og Advanced. I USA kan du legge hele eller deler av en ordre til en faktura, slik at en delleveranse faktureres for det som kom, og ordren lukkes automatisk når alt er fakturert. En innkjøpsordre er et dokument uten postering: den påvirker ikke regnskapet før den blir en faktura. Det er riktig regnskapsføring, og det betyr at standardrapporten for prosjektlønnsomhet viser det som er fakturert.

Det som har endret seg i 2026, er Advanced i USA. Der kan innkjøpsordrelinjer knyttes til en prosjektfase, og rapporten Committed Costs viser dem per kostnadsgruppe. Har du den pakken i USA, kan du se forpliktelsene inne i QuickBooks. På Plus og utenfor USA dokumenterer ikke Intuit bestilte kostnader på prosjekter, så åpne innkjøpsordrer må følges et annet sted.

Ett prosjekt, tre visninger

Ta et ventilasjonsprosjekt på £560 000 i et kontorbygg, utført av en VVS-underentreprenør som bruker QuickBooks Online Plus. Ved utgangen av oktober har prosjektet £379 820 i påløpte kostnader. I tillegg er innkjøpsordrer og isoleringsentreprisen på til sammen £79 600 åpne, og £68 560 i materialer og arbeid gjenstår å kjøpe eller utføre.

Standardrapporten for prosjektet viser påløpt kostnad: £379 820. Prosjektlederen trenger forventet sluttkostnad: £379 820 påløpt + £79 600 bestilt + £68 560 som gjenstår å kjøpe eller utføre = £527 980. Mot en kontraktssum på £571 200 går prosjektet mot en margin på 7,6 %, ned fra 11,5 % i kalkylen. Ingenting av fallet synes i en rapport over bokførte kostnader før de siste fakturaene kommer.

Et oppsett som fungerer for en entreprenør

• Ett prosjekt per kontrakt, under kunden. Endringer enten på egne linjer for produkter og tjenester eller, ved store endringer, som et eget underprosjekt, så de kan dokumenteres og faktureres.
• En kort liste over produkter og tjenester som budsjettposter, for eksempel: utstyr, kanalnett og formdeler, spjeld og rister, underentreprise isolering, rigg og drift, montasjetimer, prosjektledelse, innregulering. Samme liste på hvert prosjekt.
• Classes eller Locations for avdelinger (service og prosjekt), ikke for enkeltprosjekter. Blander du de to, blir begge rapportene vanskeligere å lese.
• En timekost per ansatt som inkluderer sosiale kostnader, gjennomgått minst én gang i året.
• Fakturaer som kodes når de registreres, ikke ryddes opp i ved månedsslutt.

Månedsslutt i QuickBooks

Rapportene i QuickBooks er ikke mer oppdaterte enn fakturaene som ligger i dem. Ved månedsslutt må tre poster vanligvis periodiseres på et entrepriseprosjekt: materialer som er mottatt, men ikke fakturert (kanalnett som er montert mens fakturaen fra leverandøren fortsatt er i posten), underentreprisearbeid som er utført, men ikke krevd betalt, og timer som er utført, men ikke lønnet. Uten dem ser prosjektet bedre ut denne måneden og dårligere den neste, og fører du inntekten etter fullføringsgrad, blir fremdriften også for lav.

Gjenstående kostnad

Intuit dokumenterer ingen rapport for gjenstående kostnad eller sluttprognose i QuickBooks Online, altså en rapport som legger sammen påløpt kostnad, bestilt kostnad og det som gjenstår å kjøpe eller utføre til en forventet sluttkostnad per prosjekt. Byggeklossene finnes i Advanced i USA: budsjetter, Estimates vs actuals, WIP og Committed Costs. Intuit Intelligence, i beta for administratorer på Advanced, skal ifølge beskrivelsen varsle om mulige overskridelser. På andre pakker og i andre land må du bygge sluttprognosen selv, i et regneark eller i et verktøy som kombinerer data fra QuickBooks med forpliktelser og gjenstående kostnad.

Alternativene dine

• Bli på Plus hvis prosjektene er korte og for det meste består av timer, og du fakturerer når de er ferdige.
• Gå over til Advanced (USA) hvis du vil ha budsjetter, endringer, WIP og bestilte kostnader i selve regnskapet, og sjekk om funksjonene du trenger, krever tillegget Construction.
• Legg til et regneark for åpne ordrer og gjenstående kostnad per prosjekt. Det går for en håndfull prosjekter, men blir skjørt utover det.
• Legg til et prosjektverktøy som jobber sammen med QuickBooks og holder budsjetter, forpliktelser og prognoser. ProfitTracker er ett av dem. Sjekk hva et verktøy synkroniserer, i hvilken retning og hvor ofte.

Slik ser det ut i ProfitTracker

Prosjektkostnader, forpliktelser og forventet lønnsomhet sammen med QuickBooks

ProfitTracker jobber ved siden av QuickBooks Online i stedet for å erstatte det. Per prosjekt viser det planlagt + åpent + påløpt = prognose mot budsjettet, med innkjøpsordrer, varemottak og fakturaplan i ProfitTracker, og forventet margin mot mål på tvers av alle prosjekter.

Prosjekter, kundefakturaer og kreditnotaer opprettes i ProfitTracker og overføres til QuickBooks Online. Kunder, leverandører, produkter og betalinger synkroniseres begge veier, og timer hentes fra QuickBooks. Synkroniseringen går hver natt og når du starter den selv, så tallene er like ferske som siste synkronisering.