Kostnadsuppföljning i QuickBooks Online: vad varje plan klarar 2026

QuickBooks Online är ekonomisystemet bakom en stor andel av de små och medelstora entreprenörerna i USA, och en hel del i Storbritannien och Australien. Det klarar kostnadsuppföljning per projekt, men hur långt det räcker beror mycket på vilken plan du har och sedan augusti 2026 också på vilket land du är i. Den här guiden visar vad varje plan gör för en entreprenör, tar ett projekt genom QuickBooks och visar de två tal som rapporterna fortfarande inte ger dig.

Det korta svaret, plan för plan

Projects, funktionen som samlar intäkter och kostnader per projekt, finns i Plus och Advanced. Project cost estimates och rapporten ”Estimates vs actuals” finns i Advanced. I USA har Intuit under 2026 byggt ut Advanced till en plan anpassad för bygg: projektbudgetar per fas och kostnadsgrupp, fakturering efter upparbetning per fas (i AIA-stil), ändringsorder som uppdaterar kalkyl, budget och faktura när kunden godkänner dem, WIP-rapporter och en Committed Costs-rapport där inköpsorderrader kopplas till faser. I vissa av Intuits hjälpartiklar beskrivs funktionerna för Advanced med tillägget QuickBooks Construction eller för Intuit Enterprise Suite, så kontrollera vad som ingår i ditt abonnemang. Intuit har inte dokumenterat samma funktioner för Storbritannien eller Australien.

Så sätter du upp kostnadsuppföljning i QuickBooks Online

1. Slå på Projects och skapa ett projekt per jobb, kopplat till kunden.
2. Använd produkter och tjänster som kostnadskoder. Varje artikel har ett kostnadspris och ett kundpris, och det är dem kalkylerna byggs av. Håll listan kort och stabil så att projekt kan jämföras.
3. Kontera varje faktura, utgift och check på projekt och artikel. Okonterade kostnader är den vanligaste orsaken till att ett projekt ser bättre ut än det är.
4. Bestäm hur arbetskostnaden kommer in (se nedan).
5. Stäm av innan du läser marginalen. En snygg dashboard på ofullständig kontering är värre än ingen dashboard alls.

Arbetskostnad: raden som flyttar marginalerna

QuickBooks lägger arbetskostnad på ett projekt på ett av två sätt: faktiska lönekostnader eller en timkostnad per anställd som anges i projektinställningarna. Valet gäller alla projekt. Två detaljer är viktiga. Timkostnaden gäller bara tid som registreras efter att den har angetts. Och rapporten ”Project profitability” använder lönedata, medan tidrapporterna alltid använder timkostnaden, så de två kan visa olika.

Timkostnaden är där många entreprenörer gör fel. Lönen är inte kostnaden. Lägg till arbetsgivarens skatter (i USA 6.2% Social Security upp till wage base och 1.45% Medicare, plus arbetslöshetsförsäkring och workers’ compensation, som kan bli långt över 10% för vissa yrken), förmåner och betald tid utanför projekten. Dela med de timmar som faktiskt kan debiteras projekt, inte betalda timmar. En timkostnad som ligger några dollar för lågt över tusentals timmar är den klassiska orsaken till marginalerosion.

Inköpsorder och beställda kostnader

Inköpsorder finns i Plus och Advanced. I USA kan du lägga till hela eller delar av en inköpsorder på en faktura, så att en delleverans faktureras för det som kom, och ordern stängs automatiskt när allt är fakturerat. En inköpsorder är ett icke-bokförande dokument: den påverkar inte bokföringen förrän den blir en faktura. Det är korrekt redovisning, och det betyder att standardrapporten för projektlönsamhet visar det som är fakturerat.

Det som har ändrats 2026 gäller Advanced i USA. Där kan inköpsorderrader kopplas till en projektfas, och rapporten Committed Costs visar dem per kostnadsgrupp. Har du den planen i USA kan du se åtaganden direkt i QuickBooks. I Plus, och utanför USA, dokumenterar Intuit inga beställda kostnader på projekt, så öppna inköpsorder måste följas någon annanstans.

Ett projekt, tre vyer

Ta en VVS-entreprenad på £560,000 i en kontorsbyggnad, som drivs av en VVS-underentreprenör med QuickBooks Online Plus. I slutet av oktober har projektet £379,820 i faktiska kostnader. Utöver det är inköpsorder och isoleringsentreprenaden värda £79,600 öppna, och £68,560 i material och arbete återstår att köpa eller utföra.

Standardrapporten för projektet visar faktisk kostnad: £379,820. Projektledaren behöver den väntade slutkostnaden: £379,820 faktiskt + £79,600 beställt + £68,560 återstår att köpa eller utföra = £527,980. Mot ett kontraktsvärde på £571,200 är projektet på väg mot en marginal på 7.6%, ner från 11.5% i kalkylen. Inget av tappet syns i en rapport över bokförda kostnader förrän de sista fakturorna kommer.

En uppsättning som fungerar för en entreprenör

• Ett projekt per kontrakt, under kunden. Ändringsorder antingen på egna rader för produkter/tjänster eller, för stora ändringar, som ett separat delprojekt så att de kan styrkas och faktureras.
• En kort lista med produkter och tjänster som kostnadskoder, till exempel: utrustning, kanalsystem och delar, spjäll och galler, underentreprenad isolering, etablering, montagearbete, projektledning, driftsättning. Samma lista i alla projekt.
• Classes eller locations för avdelningar (service kontra projekt), inte för enskilda projekt. Blandar du de två blir båda rapporterna svårare att läsa.
• En timkostnad per anställd som inkluderar alla pålägg och ses över minst en gång om året.
• Fakturor konteras när de förs in, inte i en städning vid månadsskiftet.

Månadsbokslut i QuickBooks

QuickBooks-rapporter är aldrig mer aktuella än fakturorna i dem. Vid månadsskiftet behöver tre poster normalt en bokföringsorder i ett entreprenadprojekt: material som är mottaget men inte fakturerat (kanalsystem som är monterat medan leverantörens faktura fortfarande är på väg), underentreprenadarbete som är utfört men ännu inte begärt, och arbete som är utfört men ännu inte betalt. Utan dem ser projektet bättre ut den här månaden och sämre nästa, och redovisar du intäkter efter färdigställandegrad blir även färdigställandet för lågt.

Återstående kostnad

Intuit dokumenterar ingen rapport i QuickBooks Online för återstående kostnad eller prognos vid färdigställande, alltså en rapport som lägger ihop faktisk kostnad, beställd kostnad och det som återstår att köpa eller utföra till en väntad slutkostnad per projekt. Byggstenarna finns i Advanced i USA: budgetar, Estimates vs actuals, WIP och Committed Costs. Intuit Intelligence, i beta för administratörer av Advanced, beskrivs som att den flaggar för möjliga överskridanden. I andra planer och regioner måste prognosen vid färdigställande byggas, i ett kalkylblad eller i ett verktyg som kombinerar QuickBooks-data med åtaganden och återstående kostnad.

Dina alternativ

• Stanna i Plus om dina projekt är korta, mest består av arbete och du fakturerar när de är klara.
• Gå över till Advanced (USA) om du vill ha budgetar, ändringsorder, WIP och beställda kostnader i huvudboken, och kontrollera om funktionerna du behöver kräver tillägget Construction.
• Lägg till ett kalkylblad för öppna inköpsorder och återstående kostnad per projekt. Det går med ett fåtal projekt, men blir bräckligt med fler.
• Lägg till ett verktyg för projektuppföljning som arbetar sida vid sida med QuickBooks och håller budgetar, åtaganden och prognoser. ProfitTracker är ett sådant. Kontrollera vad ett verktyg synkroniserar, åt vilket håll och hur ofta.

Så ser det ut i ProfitTracker

Projektkostnader, åtaganden och prognostiserad lönsamhet bredvid QuickBooks

ProfitTracker arbetar bredvid QuickBooks Online i stället för att ersätta det. Per projekt visar det planerat + beställt + faktiskt = prognos mot budgeten, med inköpsorder, godsmottagningar och faktureringsplan i ProfitTracker, och prognostiserad marginal mot mål för alla projekt.

Projekt, kundfakturor och kreditfakturor skapas i ProfitTracker och överförs till QuickBooks Online. Kunder, leverantörer, produkter och betalningar synkroniseras åt båda hållen, och timmar hämtas från QuickBooks. Synkroniseringen körs varje natt och när du startar den, så siffrorna är lika aktuella som den senaste synkroniseringen.