Projektkostenrechnung in QuickBooks Online: Was jeder Tarif 2026 leistet

QuickBooks Online ist das Buchhaltungssystem vieler kleiner und mittlerer Baufirmen in den USA und einer ganzen Reihe in Großbritannien und Australien. Projektkostenrechnung ist damit möglich. Wie weit sie reicht, hängt stark vom Tarif ab und seit August 2026 auch vom Land. Dieser Leitfaden zeigt, was jeder Tarif für eine Baufirma leistet, führt ein Projekt durch QuickBooks und nennt die zwei Zahlen, die die Berichte immer noch nicht liefern.

Die kurze Antwort, nach Tarif

Projects, die Funktion, die Erlöse und Kosten pro Projekt zusammenführt, gibt es in Plus und Advanced. Project Cost Estimates und der Bericht „Estimates vs actuals“ sind Advanced vorbehalten. In den USA hat Intuit Advanced 2026 zu einem Tarif für die Baubranche ausgebaut: Projektbudgets nach Phase und Kostengruppe, Fortschrittsrechnungen nach Phase (im Stil der AIA, des amerikanischen Architektenverbands), Nachträge, die bei Freigabe durch den Kunden Kalkulation, Budget und Rechnung aktualisieren, WIP-Berichte und ein Bericht „Committed Costs“, in dem Bestellzeilen den Phasen zugeordnet sind. Manche Hilfeartikel von Intuit beschreiben diese Funktionen für Advanced mit dem QuickBooks-Construction-Add-on oder für Intuit Enterprise Suite, prüfen Sie also, was Ihr Abonnement enthält. Für Großbritannien und Australien hat Intuit dieselben Funktionen nicht dokumentiert.

Projektkostenrechnung in QuickBooks Online einrichten

1. Aktivieren Sie Projects und legen Sie pro Auftrag ein Projekt an, verknüpft mit dem Kunden.
2. Nutzen Sie Produkte und Dienstleistungen als Kostenpositionen. Jeder Artikel hat einen Kostensatz und einen Kundensatz, aus denen die Kalkulationen entstehen. Halten Sie die Liste kurz und stabil, damit sich Projekte vergleichen lassen.
3. Ordnen Sie jede Rechnung, jede Ausgabe und jeden Scheck Projekt und Artikel zu. Nicht zugeordnete Kosten sind der häufigste Grund, warum ein Projekt besser aussieht, als es ist.
4. Legen Sie fest, wie der Lohn hineinkommt (siehe unten).
5. Stimmen Sie ab, bevor Sie die Marge lesen. Ein aufgeräumtes Dashboard auf lückenhafter Zuordnung ist schlimmer als gar keins.

Lohn: die Zeile, die Margen bewegt

QuickBooks bringt Lohn auf zwei Arten auf ein Projekt: über tatsächliche Lohnaufwendungen oder über einen Stundenkostensatz pro Mitarbeiter, der in den Projekteinstellungen hinterlegt ist. Die Entscheidung gilt für alle Projekte. Zwei Details sind wichtig. Der Kostensatz gilt nur für Zeiten, die nach seiner Festlegung erfasst werden. Und der Bericht „Project profitability“ nutzt Lohnaufwandsdaten, während die Zeitberichte immer den Stundenkostensatz verwenden. Die beiden können sich also widersprechen.

Beim Kostensatz selbst liegen viele Baufirmen falsch. Der Stundenlohn entspricht nicht den Kosten. Hinzu kommen die Arbeitgeberabgaben (in den USA 6.2% Social Security bis zur Beitragsbemessungsgrenze und 1.45% Medicare, dazu Arbeitslosenversicherung und Workers’ Compensation, die Unfallversicherung, die in manchen Gewerken deutlich über 10% liegen kann), Zusatzleistungen und bezahlte Zeit außerhalb von Projekten. Teilen Sie durch die Stunden, die sich tatsächlich auf Projekte buchen lassen, nicht durch die bezahlten Stunden. Ein Kostensatz, der über Tausende Stunden ein paar Dollar zu niedrig liegt, ist die klassische Quelle der Margenerosion.

Bestellungen und gebundene Kosten

Bestellungen gibt es in Plus und Advanced. In den USA können Sie eine Bestellung ganz oder teilweise in eine Rechnung übernehmen, sodass bei einer Teillieferung nur das Gelieferte berechnet wird, und die Bestellung schließt automatisch, sobald alles berechnet ist. Eine Bestellung ist kein buchungswirksamer Beleg: Sie wirkt sich erst auf die Bücher aus, wenn daraus eine Rechnung wird. Das ist buchhalterisch korrekt und heißt, dass der Standardbericht zur Projektrentabilität nur das Berechnete zeigt.

Geändert hat sich 2026 der US-Tarif Advanced. Dort lassen sich Bestellzeilen einer Projektphase zuordnen, und ein Bericht „Committed Costs“ zeigt sie nach Kostengruppe. Mit diesem Tarif in den USA sehen Sie gebundene Kosten also in QuickBooks selbst. In Plus und außerhalb der USA dokumentiert Intuit keine gebundenen Kosten auf Projekten, offene Bestellungen müssen dort anderswo verfolgt werden.

Ein Projekt, drei Sichten

Nehmen wir einen HLK-Ausbau über £560,000 in einem Bürogebäude, ausgeführt von einem Haustechnik-Nachunternehmer mit QuickBooks Online Plus. Ende Oktober weist das Projekt £379,820 an Ist-Kosten aus. Dazu kommen offene Bestellungen und der Nachunternehmerauftrag für die Dämmung über £79,600, und £68,560 an Material und Lohn sind noch zu kaufen oder zu leisten.

Der Standardbericht zum Projekt zeigt die Ist-Kosten: £379,820. Der Projektleiter braucht die erwarteten Endkosten: £379,820 Ist + £79,600 gebunden + £68,560 noch zu kaufen oder zu leisten = £527,980. Bei einem Auftragswert von £571,200 steuert das Projekt auf eine Marge von 7.6% zu, nach 11.5% in der Kalkulation. In einem Bericht über gebuchte Kosten ist von diesem Rückgang nichts zu sehen, bis die letzten Rechnungen eintreffen.

Ein Aufbau, der für Baufirmen funktioniert

• Ein Projekt pro Vertrag, unter dem Kunden. Nachträge entweder in eigenen Produkt- oder Leistungszeilen oder, bei großen Änderungen, in einem eigenen Teilprojekt, damit sie sich belegen und fakturieren lassen.
• Eine kurze Liste von Produkten und Dienstleistungen als Kostenpositionen, zum Beispiel: Geräte, Lüftungskanäle und Formteile, Klappen und Gitter, Fremdleistung Dämmung, Baustellengemeinkosten, Montagelohn, Projektleitung, Inbetriebnahme. Dieselbe Liste auf jedem Projekt.
• Classes oder Locations für Geschäftsbereiche (Service und Projekte), nicht für einzelne Projekte. Wer beides vermischt, macht beide Berichte schwerer lesbar.
• Ein Lohnkostensatz pro Mitarbeiter inklusive Lohnnebenkosten, mindestens einmal im Jahr überprüft.
• Rechnungen bei der Erfassung zuordnen, nicht erst zum Monatsende aufräumen.

Monatsabschluss in QuickBooks

QuickBooks-Berichte sind nur so aktuell wie die darin enthaltenen Rechnungen. Zum Monatsende brauchen bei einem Bauprojekt typischerweise drei Posten eine Abgrenzungsbuchung: erhaltenes, aber noch nicht berechnetes Material (Lüftungskanäle sind montiert, während die Lieferantenrechnung noch in der Post ist), erbrachte, aber noch nicht abgerechnete Nachunternehmerleistungen und geleistete, aber noch nicht bezahlte Arbeit. Ohne diese Buchungen sieht das Projekt in diesem Monat besser aus und im nächsten schlechter, und wer Erlöse nach Fertigstellungsgrad realisiert, weist auch den Fortschritt zu niedrig aus.

Restkosten

Intuit dokumentiert in QuickBooks Online keinen Bericht zu Restkosten oder Prognose bei Fertigstellung, also keinen, der Ist-Kosten, gebundene Kosten und das noch zu Kaufende oder zu Leistende zu erwarteten Endkosten pro Projekt addiert. Die Bausteine sind in US-Advanced vorhanden: Budgets, Estimates vs actuals, WIP und Committed Costs. Intuit Intelligence, in der Beta für Advanced-Administratoren, soll laut Beschreibung mögliche Überschreitungen melden. In anderen Tarifen und Regionen müssen Sie die Prognose bei Fertigstellung selbst bauen: in einer Tabelle oder mit einem Tool, das QuickBooks-Daten mit gebundenen Kosten und Restkosten verbindet.

Ihre Optionen

• Bleiben Sie bei Plus, wenn Ihre Projekte kurz und überwiegend lohngetrieben sind und Sie nach Abschluss fakturieren.
• Wechseln Sie zu Advanced (USA), wenn Sie Budgets, Nachträge, WIP und gebundene Kosten direkt im Buchhaltungssystem haben möchten, und prüfen Sie, ob die benötigten Funktionen das Construction-Add-on voraussetzen.
• Ergänzen Sie eine Tabelle für offene Bestellungen und Restkosten pro Projekt: machbar bei einer Handvoll Projekten, darüber hinaus fehleranfällig.
• Ergänzen Sie ein Projektkosten-Tool, das neben QuickBooks läuft und Budgets, gebundene Kosten und Prognosen führt. ProfitTracker ist eines davon. Prüfen Sie bei jedem Tool, was es synchronisiert, in welche Richtung und wie oft.

So sieht das in ProfitTracker aus

Projektkosten, gebundene Kosten und prognostizierte Rentabilität neben QuickBooks

ProfitTracker arbeitet neben QuickBooks Online und ersetzt es nicht. Pro Projekt zeigt es geplant + gebunden + angefallen = Prognose gegenüber dem Budget. Bestellungen, Wareneingänge und der Fakturierungsplan liegen in ProfitTracker, und über alle Projekte sehen Sie die prognostizierte Marge gegenüber dem Ziel.

Projekte, Kundenrechnungen und Gutschriften werden in ProfitTracker erstellt und an QuickBooks Online übertragen. Kunden, Lieferanten, Artikel und Zahlungen werden in beide Richtungen synchronisiert, Stunden aus QuickBooks abgerufen. Die Synchronisierung läuft nachts und wann immer Sie sie starten, die Zahlen sind also so aktuell wie die letzte Synchronisierung.