Xero Projects for entreprenører (2026): funksjoner, priser og innkjøpsordrer

Xero Projects legger til timer, kostnader, tilbud og prosjektlønnsomhet i Xero, og for tjenestebedrifter er det ofte alt de trenger. Entreprenører kjøper mer enn de fakturerer per time, så denne guiden ser det fra entreprenørens side: hva Xero Projects gjør, hva det koster i hver region, hva som skjer med en innkjøpsordre, og hvordan du dekker det en entreprenør vanligvis trenger i tillegg.

Sammendrag på 60 sekunder

Xero Projects passer godt for arbeidsintensive prosjekter og små jobber der du fakturerer etter regning: timeføring, tilbud og fakturering er gode, og lønnsomhetsdashboardet viser budsjett mot påløpt. Har prosjektene store innkjøp, må du regne med ett tillegg: innkjøpsordrer kan ennå ikke knyttes til prosjekter, så det som er bestilt, men ikke fakturert, står ikke på prosjektet, og det finnes ingen dokumentert prognose for sluttkostnad. Mange entreprenører beholder Xero som regnskap og legger et prosjektverktøy oppå for budsjetter, innkjøp og prognoser.

Hva Xero Projects gjør

I Projects oppretter du et prosjekt på en kontakt, legger inn en kalkyle med oppgaver, utgifter og tid, og gjør den om til et tilbud. Du kan føre tid med en tidtaker eller mobilappen, knytte fakturaer, direkte betalinger (spend money) og utleggskrav til et prosjekt, og fakturere tid og kostnader, på fastpris eller etter regning, også forskudd og delbetalinger etter fremdrift. Lønnsomhetsdashboardet sammenligner kostnader med budsjettet, og du har rapportene Project Summary, Project Details og Project Financials.

To begrensninger går igjen i Xeros eget idéforum: utgifter kan ikke knyttes til enkeltoppgaver, og estimerte utgifter vises ikke i prosjektsammendraget før det finnes faktiske kostnader. Begge er utsagn fra forumet, så sjekk om de fortsatt gjelder.

Slik setter du opp Xero Projects for entreprisearbeid

1. Opprett prosjektet fra kalkylen og la den opprinnelige kalkylen stå uendret. Før endringer som egne oppgaver eller et eget prosjekt, så de kan dokumenteres.
2. Bruk oppgaver for arbeidsfaser (montasje, innregulering, prosjektledelse) med estimerte timer. Det er der Projects er sterkest.
3. Knytt hver fakturalinje til prosjektet når den registreres, og legg til en sporingskategori (tracking category) hvis du vil fordele på kostnadstype.
4. Fakturer fremdrift eller forskudd fra prosjektet, og før tilbakeholdt beløp (retention) for seg.
5. Før en liste over åpne ordrer og underentrepriser per prosjekt, og legg den til prosjekttallene når du går gjennom prognosen.

Hva det koster

I alle regioner ligger Projects i den øverste pakken. For en liten bedrift som må gå opp fra en pakke i midtsjiktet for å få Projects, er prisøkningen en del av kostnaden ved valget.

Hva som skjer med en innkjøpsordre

Ta et ventilasjonsprosjekt på £560 000 som føres i Xero. Leverandøren av kanalnett har en åpen ordre på £30 000, levert i deler. Etter dokumentasjonen til Xero godkjennes innkjøpsordren med en sporingskategori på linjene. En del av varene kommer, og mottatt mengde registreres på fakturaen. En faktura på £12 000 knyttes til prosjektet, så prosjektkostnaden øker med £12 000. Prosjektvisningen viser £12 000, og de åpne £18 000 står bare på innkjøpsordren.

I Xero kan du lage en faktura fra en godkjent innkjøpsordre for mottatt mengde, og ordren står åpen for resten. Ordrelinjene kan ha sporingskategorier. Det Xero ennå ikke støtter, er å knytte ordrelinjer til et prosjekt. Det siste svaret på ønsket (februar 2026) var at det ikke finnes noen tidsramme. For hele eksempelprosjektet betyr det at £79 600 i åpne ordrer og underentrepriser står utenfor prosjektvisningen, som viser £379 820 mot en sluttkostnad prosjektlederen regner med blir £527 980.

Sporingskategorier som alternativ

Mange Xero-brukere dropper Projects og bruker sporingskategorier (tracking categories) i stedet: én kategori for prosjektet, en annen for avdeling eller kostnadstype. Det virker på alle pakker, og sporing kan settes på ordrelinjer, så åpne ordrer i det minste kan listes per prosjekt. Brukere melder om grenser for hvor mange aktive kategorier du kan ha, så sjekk Xero Central for din organisasjon. Sporingskategorier svarer på «hva har dette prosjektet kostet?». Alene svarer de ikke på «hva kommer det til å koste?».

Dette bør entreprenører planlegge for

Tilbakeholdt beløp (retention) fortjener en merknad. I Storbritannia er det ofte 5 %, og snittet i Pye Tait-gjennomgangen, bestilt av myndighetene, var 4,8 %. Halvparten frigjøres ved practical completion (praktisk ferdigstillelse) og resten etter reklamasjonsperioden. På eksempelprosjektet er 5 % av de £362 000 som er fakturert hittil, £18 100 som hovedentreprenøren holder tilbake: opptjent, men ikke penger i kassa. På New Zealand må slike beløp etter loven holdes atskilt i trust (on trust), og i Australia varierer reglene mellom delstatene. Xero har sagt at innebygd støtte for tilbakeholdt beløp ikke er planlagt, så entreprenørene følger det opp for seg.

Slik ser det ut i ProfitTracker

Budsjett, innkjøp og forventet lønnsomhet sammen med Xero

ProfitTracker legger en sammenhengende prosess oppå Xero: budsjett per prosjekt og budsjettpost, innkjøpsordrer på prosjektet, varemottak per linje og forventet lønnsomhet som planlagt + åpent + påløpt = prognose mot budsjettet, med forventet margin mot mål på tvers av alle prosjekter.

Prosjekter, kundefakturaer og kreditnotaer opprettes i ProfitTracker og overføres til Xero. Kunder, leverandører, kontaktpersoner, produkter og betalinger synkroniseres begge veier, og timer hentes fra Xero. Synkroniseringen går hver natt og når du starter den selv. Regnskapet blir i Xero.