Xero Projects för entreprenörer (2026): funktioner, priser och inköpsorder

Xero Projects lägger till tid, kostnader, offerter och projektlönsamhet i Xero, och för tjänsteföretag är det ofta allt som behövs. Entreprenörer köper mer än de fakturerar per timme, så den här guiden ser på det från entreprenörens sida: vad Xero Projects gör, vad det kostar i varje region, vad som händer med en inköpsorder och hur du täcker de delar en entreprenör oftast behöver utöver det.

Sammanfattning på 60 sekunder

Xero Projects passar bra för arbetsdrivna projekt och småjobb där du fakturerar tid och material: tidrapportering, offerter och fakturering är starka, och lönsamhetsdashboarden visar budget mot utfall. För projekt med stora inköp behöver du planera för ett tillägg: inköpsorder kan ännu inte kopplas till projekt, så det som är beställt men inte fakturerat finns inte på projektet, och det finns ingen dokumenterad prognos för slutkostnaden. Många entreprenörer behåller Xero som huvudbok och lägger till ett lager för projektuppföljning med budgetar, inköp och prognoser.

Vad Xero Projects gör

Med Projects skapar du ett projekt kopplat till en kontakt, lägger till en kalkyl med uppskattade uppgifter, utgifter och tid och gör om den till en offert. Du kan registrera tid med en timer eller i mobilappen, koppla leverantörsfakturor, spend money och utlägg till ett projekt och fakturera tid och kostnader, till fast pris eller på löpande räkning, inklusive förskott och delbetalningar. Lönsamhetsdashboarden jämför kostnader med budgeten, och det finns rapporterna Project Summary, Project Details och Project Financials.

Två begränsningar återkommer på Xeros eget idéforum: utgifter kan inte kopplas till enskilda uppgifter, och uppskattade utgifter syns inte i projektsammanfattningen förrän det finns faktiska kostnader. Båda är uppgifter från forumet, så kontrollera om de fortfarande gäller.

Så sätter du upp Xero Projects för entreprenadarbete

1. Skapa projektet utifrån kalkylen och låt den ursprungliga kalkylen stå orörd. Registrera ändringar som separata uppgifter eller som ett separat projekt så att de kan styrkas.
2. Använd uppgifter för arbetsfaser (montage, driftsättning, projektledning) med uppskattade timmar. Det är där Projects är starkast.
3. Koppla varje fakturarad till projektet när den förs in, och lägg till en tracking category för kostnadstyp om du vill ha en uppdelning på kostnadstyper.
4. Fakturera upparbetning eller förskott från projektet, och för ett separat register över innehållen betalning.
5. Håll en lista över öppna inköpsorder och underentreprenader per projekt och lägg till den i projektsiffrorna när du går igenom prognosen.

Vad det kostar

I alla regioner ligger Projects i den högsta planen. För ett litet företag som går upp från en mellanplan för att få Projects är prisskillnaden en del av beslutet.

Vad som händer med en inköpsorder

Ta en VVS-entreprenad på £560,000 som drivs i Xero. Leverantören av kanalsystem har en öppen order på £30,000, levererad i delar. Enligt Xeros dokumentation godkänns inköpsordern med en tracking category på raderna. En del av varorna kommer, och mottagen kvantitet registreras på fakturan. En faktura på £12,000 kopplas till projektet, så projektkostnaden ökar med £12,000. Projektvyn visar £12,000, och de öppna £18,000 finns bara på inköpsordern.

Xeros inköpsflöde låter dig skapa en faktura från en godkänd inköpsorder för den mottagna kvantiteten, och ordern förblir öppen för resten. Orderrader kan ha tracking categories. Det Xero ännu inte stöder är att koppla orderrader till ett projekt, och det senaste svaret på önskemålet (februari 2026) var att det inte finns någon tidplan. I hela exempelprojektet betyder det att £79,600 i öppna order och underentreprenader ligger utanför projektvyn, som visar £379,820 mot en slutkostnad som projektledaren räknar med blir £527,980.

Tracking categories som alternativ

Många Xero-användare hoppar över Projects och använder tracking categories i stället: en kategori för projektet, en annan för avdelning eller kostnadstyp. Det fungerar i alla planer, och tracking kan anges på orderrader, så öppna inköpsorder kan åtminstone listas per projekt. Användare rapporterar begränsningar i antalet aktiva kategorier, så kontrollera Xero Central för din organisation. Tracking categories svarar på ”vad har projektet kostat?”, men inte på egen hand på ”vad kommer det att kosta?”.

Vad entreprenörer bör planera för

Innehållen betalning (retention) förtjänar en kommentar. I Storbritannien är den ofta 5%, där genomsnittet i den av regeringen beställda Pye Tait-utredningen var 4.8%, med hälften utbetald vid practical completion (överlämnandet) och resten efter garantitiden. I exempelprojektet är 5% av de hittills fakturerade £362,000 lika med £18,100 som huvudentreprenören håller inne: upparbetat, men inte pengar på kontot. I Nya Zeeland måste innehållna belopp enligt lag förvaltas för mottagarens räkning (on trust), och i Australien varierar reglerna mellan delstaterna. Xero har sagt att inbyggt stöd för retention inte är planerat, så entreprenörer följer det separat.

Så ser det ut i ProfitTracker

Sammanhängande budget, inköp och väntad lönsamhet med Xero

ProfitTracker lägger en sammanhängande process ovanpå Xero: budget per projekt och budgetrad, inköpsorder som läggs på projektet, godsmottagningar per rad och väntad lönsamhet som planerat + beställt + faktiskt = prognos mot budgeten, med prognostiserad marginal mot mål för alla projekt.

Projekt, kundfakturor och kreditfakturor skapas i ProfitTracker och överförs till Xero. Kunder, leverantörer, kontaktpersoner, produkter och betalningar synkroniseras åt båda hållen, och timmar hämtas från Xero. Synkroniseringen körs varje natt och när du startar den. Xero förblir huvudbok.