Bestellverfolgung in Projekten: gebundene Kosten, Drei-Wege-Abgleich und Abgrenzungen

Die Verfolgung einer Bestellung gilt meist als Einkaufsthema: Ist sie versendet, bestätigt, geliefert? Im Projekt ist sie auch ein Kostenthema. Ab dem Moment, in dem eine Bestellung bestätigt ist, ist das Geld gebunden, und die Marge des Projekts hat sich schon geändert, Wochen bevor die Lieferantenrechnung in der Buchhaltung ankommt. Dieser Leitfaden begleitet einen Liefervertrag mit Datumsangaben durch seinen Lebenszyklus und behandelt dann Drei-Wege-Abgleich, Abgrenzungen zum Monatsende für erhaltene, aber nicht fakturierte Ware, Rahmenbestellungen und Abrufe, Währungen und ein Bestellprotokoll, das einer Prüfung standhält.

Die Kosten entstehen vor der Rechnung

Ein Bericht über gebuchte Kosten beantwortet die Frage „Was wurde uns berechnet?“. Die Projektsteuerung braucht die Antwort auf „Wozu haben wir uns verpflichtet?“. Die Lücke ist der Wert offener Bestellungen und Nachunternehmerverträge: bei einem HLK-Ausbau über £560,000 Ende Oktober £79,600, also rund ein Sechstel der prognostizierten Kosten.

Der Lebenszyklus einer Bestellung

Die Lüftungskanäle für den Ausbau über £560,000 werden über einen Rahmenvertrag gekauft, der am 2. Mai unterzeichnet wurde, mit drei Abrufen im Baufortschritt. Der dritte ist für den 18. November vorgesehen:

Fünf Termine zählen, und alle sind verschieden: wann Sie sich verpflichten, wann die Ware eintrifft, wann die Rechnung gebucht wird, wann sie bezahlt wird und wann die letzte Lieferung fällig ist. Die Projektkosten folgen dem ersten, die Buchhaltung dem dritten, die Liquidität dem vierten und der Terminplan dem zweiten und fünften.

Drei-Wege-Abgleich

Bevor eine Lieferantenrechnung freigegeben wird, sollten drei Dokumente übereinstimmen: die Bestellung (was wir zu welchem Preis bestellt haben), der Wareneingang (was laut Lieferschein tatsächlich angekommen ist) und die Rechnung (was der Lieferant bezahlt haben möchte). Bei Abweichungen fallen Doppelberechnungen, Minderlieferungen und schleichende Preiserhöhungen auf. Bei Lieferungen auf die Baustelle wird der Wareneingang am häufigsten übersprungen, der Lieferschein bleibt im Baucontainer liegen. Ein Foto des Lieferscheins, noch am selben Tag der Bestellzeile zugeordnet, löst Kontrolle und Abgrenzung zugleich.

Erhalten, nicht fakturiert: die Abgrenzung zum Monatsende

Am 31. Oktober 2026 ist der zweite Abruf geliefert und eingebaut, £8,500 davon sind aber noch nicht berechnet. Die Kosten gehören in den Oktober. Üblicherweise werden sie abgegrenzt, oft GRNI genannt (goods received not invoiced, also erhaltene, aber nicht fakturierte Ware), und beim Eintreffen der Rechnung aufgelöst:

Ohne Abgrenzung sieht der Oktober besser aus, als er war, und der November schlechter. Bei einem Projekt ist der Effekt klein. Über alle Projekte hinweg kann er zum Quartalsende wesentlich sein, und genau das prüfen Wirtschaftsprüfer. Liegen Bestellungen und Wareneingänge an einer Stelle, ist die GRNI-Liste ein Bericht und keine Telefonrunde.

Rahmenbestellungen und Abrufe: Was ist wirklich gebunden?

Rahmenbestellungen und Rahmenverträge bringen bessere Preise und weniger Lagerware auf der Baustelle, aber eine Rahmenbestellung ist nicht automatisch über ihren vollen Wert bindend. Das hängt davon ab, was im Vertrag steht. Ein Rahmen „bis £120,000“, aus dem Sie abrufen dürfen, verpflichtet Sie nur zu dem, was Sie tatsächlich bestellen. Eine Mindestabnahmepflicht oder eine feste Menge mit geplanten Lieferungen verpflichtet Sie zu diesem Minimum oder dieser Menge, noch bevor abgerufen wird. Lesen Sie den Vertrag und halten Sie dann fünf Zahlen auseinander:

Die Projektprognose führt die £30,000 als gebunden. Die £10,000, die vom Rahmen übrig sind, sind nicht gebunden. Braucht das Projekt sie noch, gehören sie zum Preis aus dem Vertrag in „noch zu kaufen“. Läge das Minimum bei £115,000, wären die zusätzlichen £5,000 über dem Abgerufenen ebenfalls gebunden, weil Sie dafür zahlen müssen, ob Sie sie brauchen oder nicht. Verfolgen Sie jeden Abruf als eigene Bestellung oder Zeile, nicht nur die Vertragssumme. Sonst können Ihnen „£30,000 offen“ nicht sagen, ob das Material schon auf der Baustelle liegt oder noch gar nicht gefertigt ist.

Währung und Preisabweichung

In Euro oder Dollar gekaufte Geräte bringen zwei Unsicherheiten: den Kurs auf der Rechnung und den Kurs bei der Zahlung. Führen Sie den offenen Saldo in der Bestellwährung und rechnen Sie in der Prognose zum heutigen Kurs um, nicht zum Kalkulationskurs. Preisabweichungen zwischen Bestellung und Rechnung (Fracht, Zuschläge, Indexierung) sollten ausdrücklich genehmigt werden und auf der Kostenposition landen. Kleine Aufschläge über viele Bestellungen sind ein klassisches Leck.

Auch Nachunternehmerverträge binden Kosten

Bei einem Haustechnikbetrieb machen Nachunternehmerleistungen (Dämmung, Regelungstechnik, Kranarbeiten) oft ein Fünftel der Kosten aus. Sie binden ab dem Tag der Unterschrift Kosten, werden aber über Abschlagsanforderungen abgerechnet, nicht über Bestellungen. Beim Ausbau wurde der Auftrag für die Dämmung über £43,700 vergeben. £15,600 sind angefordert und bestätigt, £28,100 sind also noch gebunden. Führen Sie Vertragswert, bisher bestätigte Beträge, Sicherheitseinbehalt und Restwert neben den Bestellungen. In Großbritannien gelten die Fristen des Construction Act für Payment Notice und Pay Less Notice (Zahlungsankündigung und Kürzungsmitteilung) für Ihre Nachunternehmer genauso wie für Sie, die Termine gehören also ins selbe Protokoll.

Drei Berichte für jede Woche

• Offene Verpflichtungen nach Projekt und Kostenposition: Bestellungen und Nachunternehmerverträge, noch zu berechnender Wert.
• Erhalten, nicht fakturiert: die Abgrenzungsliste und die Nachfassliste für fehlende Rechnungen.
• Überfällige Lieferungen: Zeilen nach dem erwarteten Datum. Sie verschieben Terminplan und Liquiditätsprognose.

Ein Bestellprotokoll, das funktioniert

Die Schwachstelle sind die Spalten Erhalten und Berechnet: Jemand muss jeden Lieferschein und jede Rechnung der richtigen Zeile zuordnen. Fehlt einer, stimmen die Zahlen nicht, ohne dass es jemand merkt. Werden Rechnungen aus dem Buchhaltungssystem gelesen und den Bestellungen zugeordnet, entfällt das erneute Erfassen der Rechnungen, aber den Wareneingang muss weiterhin jemand auf der Baustelle erfassen.