Xero Projects für Baufirmen (2026): Funktionen, Preise und Bestellungen

Xero Projects ergänzt Xero um Zeiten, Kosten, Angebote und Projektrentabilität, und Dienstleistern reicht das oft völlig. Baufirmen kaufen mehr ein, als sie nach Stunden abrechnen, deshalb betrachtet dieser Leitfaden es aus ihrer Sicht: was Xero Projects leistet, was es in jeder Region kostet, was mit einer Bestellung passiert und wie Sie das abdecken, was eine Baufirma meist zusätzlich braucht.

Zusammenfassung in 60 Sekunden

Xero Projects passt gut zu lohngetriebenen Projekten und kleinen Arbeiten, die Sie nach Zeit und Material abrechnen: Zeiterfassung, Angebote und Fakturierung sind stark, und das Rentabilitäts-Dashboard zeigt Budget gegen Ist. Bei Projekten mit viel Einkauf sollten Sie eine Ergänzung einplanen: Bestellungen lassen sich noch nicht mit Projekten verknüpfen, was bestellt, aber noch nicht berechnet ist, steht also nicht auf dem Projekt, und eine dokumentierte Prognose der Kosten bei Fertigstellung gibt es nicht. Viele Baufirmen behalten Xero als Buchhaltungssystem und ergänzen eine Projektkosten-Ebene für Budgets, Einkauf und Prognosen.

Was Xero Projects leistet

Mit Projects legen Sie ein Projekt zu einem Kontakt an, ergänzen eine Kalkulation mit geschätzten Aufgaben, Ausgaben und Zeiten und machen daraus ein Angebot. Zeiten erfassen Sie per Timer oder mobiler App, Rechnungen, Spend Money und Spesenabrechnungen ordnen Sie einem Projekt zu, und Zeit und Kosten fakturieren Sie zum Festpreis oder nach Aufwand, einschließlich Anzahlungen und Abschlagszahlungen. Das Rentabilitäts-Dashboard vergleicht Kosten mit dem Budget, dazu gibt es die Berichte Project Summary, Project Details und Project Financials.

Zwei Einschränkungen tauchen im Ideenforum von Xero immer wieder auf: Ausgaben lassen sich nicht einzelnen Aufgaben zuordnen, und geschätzte Ausgaben erscheinen erst in der Projektübersicht, wenn Ist-Kosten vorliegen. Beides sind Aussagen aus dem Forum, prüfen Sie also, ob sie noch gelten.

Xero Projects für Bauaufträge einrichten

1. Legen Sie das Projekt aus der Kalkulation an und lassen Sie die ursprüngliche Kalkulation unverändert. Erfassen Sie Nachträge als eigene Aufgaben oder eigenes Projekt, damit sie sich belegen lassen.
2. Nutzen Sie Aufgaben für Lohnphasen (Montage, Inbetriebnahme, Projektleitung) mit kalkulierten Stunden. Dort ist Projects am stärksten.
3. Ordnen Sie jede Rechnungszeile bei der Erfassung dem Projekt zu und ergänzen Sie eine Tracking-Kategorie für die Kostenart, wenn Sie nach Kostenart aufschlüsseln möchten.
4. Fakturieren Sie Fortschritt oder Anzahlungen aus dem Projekt und führen Sie den Sicherheitseinbehalt gesondert.
5. Führen Sie pro Projekt eine Liste offener Bestellungen und Nachunternehmerverträge und addieren Sie sie zu den Projektzahlen, wenn Sie die Prognose prüfen.

Was es kostet

In jeder Region steckt Projects im obersten Tarif. Für einen kleinen Betrieb, der wegen Projects aus einem mittleren Tarif aufsteigt, gehört der Aufpreis zu den Kosten der Entscheidung.

Was mit einer Bestellung passiert

Nehmen wir einen HLK-Ausbau über £560,000, der in Xero läuft. Der Lieferant für die Lüftungskanäle hat eine offene Bestellung über £30,000, in Teilen geliefert. Laut Xero-Dokumentation wird die Bestellung mit einer Tracking-Kategorie auf den Zeilen genehmigt. Ein Teil der Ware trifft ein, und die erhaltene Menge wird auf der Rechnung erfasst. Eine Rechnung über £12,000 wird dem Projekt zugeordnet, die Projektkosten steigen also um £12,000. Die Projektansicht zeigt £12,000, die offenen £18,000 stehen nur auf der Bestellung.

Beim Bestellablauf von Xero erstellen Sie aus einer genehmigten Bestellung eine Rechnung über die erhaltene Menge, und die Bestellung bleibt für den Rest offen. Bestellzeilen können Tracking-Kategorien tragen. Was Xero noch nicht unterstützt, ist die Zuordnung von Bestellzeilen zu einem Projekt. Die letzte Antwort auf diesen Wunsch (Februar 2026) lautete, es gebe keinen Zeitplan. Auf das gesamte Beispielprojekt bezogen liegen also £79,600 an offenen Bestellungen und Nachunternehmerverträgen außerhalb der Projektansicht, die £379,820 zeigt, während der Projektleiter Endkosten von £527,980 erwartet.

Tracking-Kategorien als Alternative

Viele Xero-Nutzer lassen Projects weg und arbeiten stattdessen mit Tracking-Kategorien: eine Kategorie für das Projekt, eine weitere für Abteilung oder Kostenart. Das geht in jedem Tarif, und Tracking lässt sich auf Bestellzeilen setzen, offene Bestellungen können also zumindest pro Projekt aufgelistet werden. Nutzer berichten von Grenzen bei der Zahl aktiver Kategorien, prüfen Sie das in Xero Central für Ihre Organisation. Tracking-Kategorien beantworten die Frage „Was hat dieses Projekt gekostet?“. Die Frage „Was wird es kosten?“ beantworten sie allein nicht.

Womit Baufirmen rechnen sollten

Der Sicherheitseinbehalt verdient eine Anmerkung. In Großbritannien beträgt er oft 5% (im von der Regierung beauftragten Pye-Tait-Bericht lag der Durchschnitt bei 4.8%), die Hälfte wird bei der Practical Completion (Bauabnahme) freigegeben, der Rest nach der Mängelhaftungsfrist. Im Beispielprojekt sind 5% der bisher fakturierten £362,000 gleich £18,100, die der Hauptauftragnehmer einbehält: verdient, aber kein Geld auf dem Konto. In Neuseeland ist der Einbehalt gesetzlich treuhänderisch zu verwalten, in Australien unterscheiden sich die Regeln je nach Bundesstaat. Xero hat erklärt, dass ein nativer Sicherheitseinbehalt nicht geplant ist, Baufirmen führen ihn also gesondert.

So sieht das in ProfitTracker aus

Budgets, Einkauf und erwartete Rentabilität mit Xero verbunden

ProfitTracker ergänzt Xero um einen durchgängigen Ablauf: Budget pro Projekt und Budgetposition, Bestellungen auf dem Projekt, Wareneingänge pro Zeile und erwartete Rentabilität als geplant + gebunden + angefallen = Prognose gegenüber dem Budget, mit prognostizierter Marge gegenüber dem Ziel über alle Projekte.

Projekte, Kundenrechnungen und Gutschriften werden in ProfitTracker erstellt und an Xero übertragen. Kunden, Lieferanten, Ansprechpartner, Artikel und Zahlungen werden in beide Richtungen synchronisiert, Stunden aus Xero abgerufen. Die Synchronisierung läuft nachts und wann immer Sie sie starten. Xero bleibt das Buchhaltungssystem.