Finanzas de proyectos con PowerOffice Go: presupuestos, coste de horas, modificaciones y costes comprometidos

PowerOffice Go tiene un módulo de proyectos ordenado, con subproyectos, presupuestos por cuenta y un panel de proyecto, y puede contabilizar el coste de horas en los proyectos sobre la marcha. Este artículo explica qué ofrece PowerOffice Go a un instalador de servicios de edificación, cómo aprovechar mejor el porcentaje de finalización y los presupuestos, y cómo seguir las compras y los costes comprometidos en un proyecto en curso.

Proyectos, subproyectos y presupuestos

Un proyecto principal en PowerOffice Go puede tener un nivel de subproyectos por debajo, y cada subproyecto puede heredar los ajustes o tener los suyos, incluidos su propio método de facturación (horas, horas y costes, precio cerrado o no facturable) y su propio presupuesto. Para un instalador es práctico: el trabajo del contrato puede ir a precio cerrado, mientras las modificaciones se facturan por horas y materiales en un subproyecto aparte.

El presupuesto se puede montar de forma sencilla, con ingresos, coste de materiales, costes de personal y otros costes de explotación, o por cuenta. Se pueden presupuestar las horas, las tarifas por hora y las horas facturables. El panel de proyecto muestra la tasa de facturación, los ingresos, los costes y el resultado, con pestañas para horas, compras, facturas, cuenta de resultados, presupuesto y subproyectos.

Coste de horas contabilizado sobre la marcha

PowerOffice Go tiene un precio de coste por empleado, que puede incluir salarios, cotizaciones del empleador a la Seguridad Social, paga de vacaciones y un recargo. Las horas aprobadas se pueden periodificar al proyecto (debe con proyecto y departamento, haber sin ellos), de forma manual o automática, cada semana o cada mes. El efecto neto en la contabilidad es cero, pero el proyecto soporta el coste de horas al ritmo de las horas y no cuando se pasa la nómina. Es una buena práctica.

Aun así, el precio de coste solo es tan bueno como lo que lleva dentro. Un instalador con un salario mensual de NOK 52,000 cuesta unas NOK 810,000 al año con paga de vacaciones (12%), pensión de empresa (2%) y cotizaciones del empleador (14.1%). Repartido entre 1,640 horas productivas son algo menos de NOK 500 por hora; entre 1,380 horas, más cerca de NOK 590. Cuántas horas se pueden imputar realmente a proyectos mueve el coste por hora más que la subida salarial anual.

Porcentaje de finalización y grado de avance financiero

El informe de proyecto de PowerOffice Go tiene una columna con el porcentaje de finalización, y el grado de finalización se puede fijar en el proyecto. El centro de ayuda no dice cómo se calcula la cifra, así que comprueba cómo se fija en tu empresa antes de usarla como medida de avance.

Se base en lo que se base, conviene saber en qué se diferencia del grado de avance de la contabilidad. Según NRS 2, el método principal son los costes incurridos divididos entre los costes totales previstos, incluidos materiales y subcontratas. Pongamos un proyecto en el que se han usado 1,420 de las 1,750 horas de instalación estimadas: el 81% del presupuesto. Pero el jefe de proyecto espera 2,020 horas en total, así que la instalación solo está completa al 70%. Con equipos, materiales y subcontratas incluidos, el grado de avance financiero puede ser una tercera cifra distinta. Un avance medido frente al presupuesto y no frente al total previsto parece más adelantado de lo que está cuando el proyecto va por encima de lo presupuestado, y reconoce beneficio demasiado pronto.

Modificaciones en un subproyecto aparte

Los subproyectos te dan una forma práctica de mantener separadas las modificaciones, como exige el bokføringsforskriften (el reglamento noruego de contabilidad) cuando son significativas. Una configuración que funciona: el trabajo del contrato como un subproyecto a precio cerrado, y cada modificación, o todo el trabajo de modificaciones junto, como un subproyecto aparte por horas y materiales o a un precio acordado. Las horas y los costes de la modificación se pueden documentar entonces ante el cliente, y la facturación no depende del contrato principal.

Con los contratos tipo noruegos NS 8405 y NS 8407, el contratista debe avisar sin demora injustificada cuando una instrucción llega de otra forma que no sea una orden de cambio por escrito, como una revisión de plano. Así que registra la modificación cuando se notifica, no cuando se aprueba, y muéstrala en dos cifras: lo aprobado y lo reclamado pero sin acordar. Un proyecto con NOK 304,000 de resultado previsto y una reclamación abierta de 120,000 tiene un abanico de resultados de NOK 304,000–424,000.

Compras y costes comprometidos

El informe «Prosjektinnkjøp» (compras del proyecto) compara los asientos del proyecto con el presupuesto; quedan fuera los costes automáticos, como las nóminas, las amortizaciones y las horas. PowerOffice Go no incluye pedidos de compra ni recepción de mercancía; para almacén y logística, PowerOffice recomienda integraciones de su marketplace, donde hay varias soluciones. Los costes pedidos pero sin facturar tienen que seguirse, por tanto, en la solución que uses para las compras, y sumarse a lo contabilizado.

Cómo se ve esto en ProfitTracker

Previsión de costes y compromisos de compra con PowerOffice Go

ProfitTracker añade compras y previsiones sobre PowerOffice Go. Un pedido de compra se crea en el proyecto y la partida presupuestaria, y el importe aparece como Comprometido desde que el pedido se aprueba o se envía hasta que se contabiliza la factura. La pestaña Rentabilidad muestra Planificado + Comprometido + Real frente al presupuesto por línea, para ingresos, coste de materiales y coste de horas.

Los proyectos, las facturas a clientes y las notas de crédito se crean en ProfitTracker y se transfieren a PowerOffice Go. Los asientos de las cuentas del proyecto, las horas y el estado de pago se obtienen cada noche y cuando pulsas «Sincronizar ahora». La contabilidad sigue en PowerOffice Go.

Lista de comprobación

1. ¿Puede ver el jefe de proyecto los costes comprometidos, y no solo los contabilizados?
2. ¿Se pueden seguir el presupuesto, la previsión y la desviación por línea?
3. ¿Se registran las modificaciones cuando se notifican, con un estado?
4. ¿Se ven por proyecto el calendario de facturación y los cobros previstos?
5. ¿Sigue siendo la contabilidad la fuente de todo lo contabilizado?