Prosjektøkonomi med PowerOffice Go: budsjett, timekost, endringar og bestilte kostnader

PowerOffice Go har ein ryddig prosjektmodul med delprosjekt, budsjett per konto og eit prosjektdashboard, og systemet kan føre timekost løpande på prosjekta. Denne artikkelen går gjennom kva PowerOffice Go dekkjer for ein teknisk entreprenør, korleis ferdigstillingsgrad og budsjett bør brukast, og korleis innkjøp og bestilte kostnader kan følgjast i eit prosjekt som pågår.

Prosjekt, delprosjekt og budsjett

Eit hovudprosjekt i PowerOffice Go kan ha eitt nivå delprosjekt under seg, og kvart delprosjekt kan arve innstillingar eller ha eigne, mellom anna eigen faktureringsmetode (timar, timar og kostnader, fastpris eller ikkje fakturerbart) og eige budsjett. For ein installatør er det praktisk: kontraktsarbeidet kan vere fastpris, medan endringar blir fakturerte etter rekning i eit eige delprosjekt.

Budsjettet kan setjast opp enkelt, med inntekter, varekost, lønskostnader og andre driftskostnader, eller per konto. Timar, timepris og fakturerbare timar kan budsjetterast. Prosjektdashboardet viser faktureringsgrad, inntekter, kostnader og resultat, med fanar for timar, innkjøp, fakturaer, resultatrekneskap, budsjett og delprosjekt.

Timekost som blir ført løpande

PowerOffice Go har kostpris per tilsett, og han kan inkludere løn, arbeidsgivaravgift, feriepengar og påslag. Godkjende timar kan periodiserast på prosjektet (debet med prosjekt og avdeling, kredit utan), manuelt eller automatisk, vekevis eller månadleg. Nettoeffekten i rekneskapen er null, men prosjektet får lønskost i takt med timane i staden for når løna blir køyrd. Det er god praksis.

Kostprisen er likevel berre så god som grunnlaget. Ein montør med 52 000 kroner i månadsløn kostar med feriepengar (12 %), OTP (2 %) og arbeidsgivaravgift (14,1 %) rundt 810 000 kroner i året. Fordelt på 1 640 produktive timar blir det i underkant av 500 kroner timen; fordelt på 1 380 timar nærare 590. Kor mange timar som faktisk kan førast på prosjekt, flyttar timekosten meir enn lønsoppgjeret gjer.

Ferdigstillingsgrad og økonomisk fullføringsgrad

Prosjektrapporten i PowerOffice Go har ei kolonne for ferdigstillingsgrad i prosent, og grad av ferdigstilling kan førast inn på prosjektet. Hjelpesenteret seier ikkje korleis talet blir rekna ut, så sjekk korleis det blir fastsett hos dykk før det blir brukt som framdriftsmål.

Uansett grunnlag er det verdt å kjenne skilnaden mot fullføringsgraden i rekneskapen. Etter NRS 2 er hovudmetoden påløpte kostnader delte på venta totale kostnader, inkludert materiale og underentreprise. Ta eit prosjekt der 1 420 av 1 750 kalkulerte montasjetimar er brukte: 81 prosent av budsjettet. Men prosjektleiaren ventar 2 020 timar totalt, så montasjen er berre 70 prosent ferdig. Med utstyr, materiale og underentreprise inkludert kan den økonomiske fullføringsgraden vere ein tredje storleik. Ein framdriftsgrad som blir målt mot budsjett i staden for mot venta total, ser lenger komen ut enn han er når prosjektet går over, og tek forteneste for tidleg.

Endringar i eige delprosjekt

Delprosjekta gir ein praktisk måte å halde endringar åtskilde på, slik bokføringsforskrifta krev når endringane er vesentlege. Eit oppsett som fungerer: kontraktsarbeidet som eitt delprosjekt på fastpris, og kvar endring eller samla endringsarbeid som eige delprosjekt etter rekning eller avtalt pris. Då kan timar og kostnader på endringa dokumenterast overfor byggherren, og fakturering skjer uavhengig av hovudkontrakten.

Etter NS 8405 og NS 8407 må entreprenøren varsle utan ugrunna opphald når eit pålegg kjem på annan måte enn ein skriftleg endringsordre, til dømes gjennom ein teikningsrevisjon. Registrer difor endringa når ho blir varsla, ikkje når ho blir godkjend, og vis to tal: det som er godkjent, og det som er kravt, men ikkje avklara. Eit prosjekt med 304 000 kroner i venta resultat og eit uavklara krav på 120 000 har eit utfallsrom på 304 000–424 000 kroner.

Innkjøp og bestilte kostnader

Rapporten «Prosjektinnkjøp» stiller bokførte bilag på prosjektet opp mot budsjett; automatiske kostnader som lønskøyring, avskrivingar og timar blir haldne utanfor. PowerOffice Go har ikkje innebygde innkjøpsordrar eller varemottak; for lager og logistikk tilrår PowerOffice integrasjonar frå marknadsplassen, der det finst fleire løysingar. Bestilte, men ikkje fakturerte kostnader må difor følgjast i den løysinga de brukar til innkjøp, og leggjast til det som er bokført.

Slik ser det ut i ProfitTracker

Kostnadsprognose og innkjøpsforpliktingar med PowerOffice Go

ProfitTracker legg innkjøp og prognose oppå PowerOffice Go. Innkjøpsordre blir laga på prosjektet og budsjettposten, og beløpet står som Ope frå ordren er godkjend eller send til fakturaen er bokført. Resultatfanen viser Planlagt + Ope + Påløpt mot budsjett per post, for inntekter, varekostnad og timekost.

Prosjekt, kundefakturaer og kreditnotaer blir oppretta i ProfitTracker og overførte til PowerOffice Go. Bokførte bilag på prosjektkontoane, timar og betalingsstatus blir henta inn kvar natt, og når du trykkjer «Synkroniser no». Rekneskapen blir verande i PowerOffice Go.

Sjekkliste

1. Ser prosjektleiaren bestilte kostnader, ikkje berre bokførte?
2. Kan budsjett, prognose og avvik følgjast per post?
3. Blir endringar registrerte når dei blir varsla, med status?
4. Er fakturaplan og venta innbetalingar synlege per prosjekt?
5. Er rekneskapen framleis kjelda for alt som er bokført?