Projektfinanzen mit PowerOffice Go: Budgets, Lohnkosten, Nachträge und gebundene Kosten

Das norwegische Buchhaltungssystem PowerOffice Go hat ein übersichtliches Projektmodul mit Teilprojekten, Budgets pro Konto und einem Projekt-Dashboard und kann Lohnkosten laufend auf Projekte buchen. Dieser Artikel zeigt, was PowerOffice Go einem Gebäudetechnikbetrieb bietet, wie Sie Fertigstellungsgrad und Budgets am besten nutzen und wie Sie Einkauf und gebundene Kosten bei einem laufenden Projekt verfolgen.

Projekte, Teilprojekte und Budgets

Ein Hauptprojekt in PowerOffice Go kann eine Ebene von Teilprojekten haben, und jedes Teilprojekt kann Einstellungen erben oder eigene haben, darunter eine eigene Fakturierungsart (Stunden, Stunden und Kosten, Festpreis oder nicht abrechenbar) und ein eigenes Budget. Für einen Installationsbetrieb ist das praktisch: Die Vertragsleistung kann zum Festpreis laufen, während Nachträge in einem eigenen Teilprojekt nach Aufwand abgerechnet werden.

Das Budget lässt sich einfach anlegen, mit Erlösen, Warenkosten, Lohnkosten und sonstigen Betriebskosten, oder pro Konto. Auch Stunden, Stundensätze und abrechenbare Stunden lassen sich budgetieren. Das Projekt-Dashboard zeigt Fakturierungsgrad, Erlöse, Kosten und Gewinn, mit Reitern für Stunden, Einkäufe, Rechnungen, Gewinn- und Verlustrechnung, Budget und Teilprojekte.

Lohnkosten laufend gebucht

PowerOffice Go führt einen Kostenpreis pro Mitarbeiter, der Lohn, Arbeitgeberbeiträge zur Sozialversicherung, Urlaubsgeld und einen Aufschlag enthalten kann. Genehmigte Stunden lassen sich auf das Projekt abgrenzen (Soll mit Projekt und Abteilung, Haben ohne), manuell oder automatisch, wöchentlich oder monatlich. In der Buchhaltung ist der Nettoeffekt null, aber das Projekt trägt die Lohnkosten im Takt der Stunden und nicht erst beim Lohnlauf. Das ist gute Praxis.

Trotzdem ist der Kostenpreis nur so gut wie das, was hineinfließt. Ein Monteur mit NOK 52,000 Monatslohn kostet mit Urlaubsgeld (12%), betrieblicher Altersvorsorge (2%) und Arbeitgeberbeiträgen (14.1%) rund NOK 810,000 im Jahr. Auf 1,640 produktive Stunden verteilt, sind das knapp NOK 500 pro Stunde, auf 1,380 Stunden eher NOK 590. Wie viele Stunden sich tatsächlich auf Projekte buchen lassen, bewegt die Stundenkosten stärker als die jährliche Lohnrunde.

Fertigstellungsgrad und finanzieller Fertigstellungsgrad

Der Projektbericht in PowerOffice Go hat eine Spalte für den Fertigstellungsgrad in Prozent, und dieser lässt sich am Projekt einstellen. Wie die Zahl berechnet wird, sagt das Hilfecenter nicht. Prüfen Sie also, wie sie in Ihrem Unternehmen gesetzt ist, bevor Sie sie als Fortschrittsmaß verwenden.

Worauf sie auch beruht: Sie sollten wissen, wie sie sich vom Fertigstellungsgrad in der Buchhaltung unterscheidet. Die Hauptmethode nach NRS 2 teilt die angefallenen Kosten durch die prognostizierten Gesamtkosten, einschließlich Material und Nachunternehmern. Nehmen wir ein Projekt, bei dem 1,420 von 1,750 kalkulierten Montagestunden verbraucht sind: 81% des Budgets. Der Projektleiter erwartet aber insgesamt 2,020 Stunden, die Montage ist also erst zu 70% fertig. Mit Geräten, Material und Nachunternehmern kann der finanzielle Fertigstellungsgrad noch einmal eine dritte Zahl sein. Eine Fortschrittsrate, die am Budget statt an der prognostizierten Gesamtsumme gemessen wird, täuscht bei einem überzogenen Projekt mehr Fortschritt vor, als da ist, und realisiert den Gewinn zu früh.

Nachträge in einem eigenen Teilprojekt

Teilprojekte sind ein praktischer Weg, Nachträge getrennt zu halten, wie es die bokføringsforskriften (die norwegische Buchführungsverordnung) bei wesentlichen Änderungen verlangt. Ein Aufbau, der funktioniert: die Vertragsleistung als ein Festpreis-Teilprojekt und jeder Nachtrag, oder alle Nachträge zusammen, als eigenes Teilprojekt nach Aufwand oder zum vereinbarten Preis. Stunden und Kosten des Nachtrags lassen sich dann gegenüber dem Auftraggeber belegen, und die Fakturierung ist unabhängig vom Hauptvertrag.

Nach den norwegischen Standardverträgen NS 8405 und NS 8407 muss der Auftragnehmer unverzüglich anzeigen, wenn eine Anordnung in anderer Form als ein schriftlicher Änderungsauftrag kommt, etwa als Zeichnungsänderung. Erfassen Sie den Nachtrag also bei der Anzeige, nicht bei der Genehmigung, und weisen Sie ihn als zwei Zahlen aus: was genehmigt ist und was gefordert, aber nicht vereinbart ist. Ein Projekt mit NOK 304,000 prognostiziertem Gewinn und einer offenen Forderung über 120,000 hat eine Ergebnisspanne von NOK 304,000–424,000.

Einkauf und gebundene Kosten

Der Bericht „Prosjektinnkjøp“ (Projekteinkäufe) stellt die Buchungen auf dem Projekt dem Budget gegenüber, automatische Kosten wie Lohnläufe, Abschreibungen und Stunden bleiben außen vor. Eingebaute Bestellungen oder Wareneingänge hat PowerOffice Go nicht. Für Lager und Logistik empfiehlt PowerOffice Integrationen aus seinem Marktplatz, wo es mehrere Lösungen gibt. Bestellte, aber nicht fakturierte Kosten müssen also in der Lösung verfolgt werden, die Sie für den Einkauf nutzen, und zum Gebuchten addiert werden.

So sieht das in ProfitTracker aus

Kostenprognose und Einkaufsverpflichtungen mit PowerOffice Go

ProfitTracker ergänzt PowerOffice Go um Einkauf und Prognose. Eine Bestellung wird auf dem Projekt und der Budgetposition angelegt, und der Betrag erscheint als Gebunden, sobald die Bestellung genehmigt oder versendet ist, bis die Rechnung gebucht wird. Der Reiter Rentabilität zeigt Geplant + Gebunden + Ist gegenüber dem Budget pro Position, für Erlöse, Warenkosten und Lohnkosten.

Projekte, Kundenrechnungen und Gutschriften werden in ProfitTracker erstellt und an PowerOffice Go übertragen. Buchungen auf den Projektkonten, Stunden und Zahlungsstatus werden jede Nacht abgerufen und wenn Sie auf „Jetzt synchronisieren“ klicken. Die Buchhaltung bleibt in PowerOffice Go.

Checkliste

1. Sieht der Projektleiter gebundene Kosten und nicht nur gebuchte?
2. Lassen sich Budget, Prognose und Abweichung pro Position verfolgen?
3. Werden Nachträge bei der Anmeldung erfasst, mit Status?
4. Sind Fakturierungsplan und erwartete Einzahlungen pro Projekt sichtbar?
5. Bleibt die Buchhaltung die Quelle für alles Gebuchte?