Projektøkonomi med PowerOffice Go: budgetter, timeomkostninger, ændringer og forpligtede omkostninger

PowerOffice Go har et overskueligt projektmodul med underprojekter, budgetter pr. konto og et projektdashboard, og det kan bogføre timeomkostninger på projekter løbende. Denne artikel gennemgår, hvad PowerOffice Go tilbyder en teknisk entreprenør, hvordan du bedst bruger fuldførelsesgrad og budgetter, og hvordan du følger indkøb og forpligtede omkostninger på et igangværende projekt.

Projekter, underprojekter og budgetter

Et hovedprojekt i PowerOffice Go kan have ét niveau af underprojekter, og hvert underprojekt kan enten arve indstillinger eller have sine egne, herunder sin egen faktureringsmetode (timer, timer og omkostninger, fast pris eller ikke fakturerbart) og sit eget budget. For en installatør er det praktisk: Kontraktarbejdet kan være til fast pris, mens ændringer faktureres efter medgået tid og materialer i et særskilt underprojekt.

Budgettet kan sættes enkelt op med indtægter, vareforbrug, lønomkostninger og andre driftsomkostninger eller pr. konto. Timer, timesatser og fakturerbare timer kan alle budgetteres. Projektdashboardet viser faktureringsgrad, indtægter, omkostninger og resultat med faner for timer, indkøb, fakturaer, resultatopgørelse, budget og underprojekter.

Timeomkostninger bogført løbende

PowerOffice Go har en kostpris pr. medarbejder, der kan omfatte løn, arbejdsgiverafgift, feriepenge og et tillæg. Godkendte timer kan periodiseres til projektet (debet med projekt og afdeling, kredit uden), manuelt eller automatisk, ugentligt eller månedligt. Nettoeffekten i regnskabet er nul, men projektet bærer timeomkostningen i takt med timerne og ikke, når lønnen køres. Det er god praksis.

Alligevel er kostprisen aldrig bedre end det, der ligger i den. En montør på en månedsløn på NOK 52,000 koster omkring NOK 810,000 om året med feriepenge (12%), arbejdsmarkedspension (2%) og arbejdsgiverafgift (14.1%). Fordelt på 1,640 produktive timer er det knap NOK 500 i timen, på 1,380 timer tættere på NOK 590. Hvor mange timer der faktisk kan konteres på projekter, flytter kostprisen mere end den årlige lønregulering.

Fuldførelsesgrad og regnskabsmæssig færdiggørelsesgrad

Projektrapporten i PowerOffice Go har en kolonne for fuldførelsesgrad i procent, og fuldførelsesgraden kan sættes på projektet. Hjælpecentret oplyser ikke, hvordan tallet beregnes, så tjek, hvordan det er sat op i din virksomhed, før du bruger det som mål for fremdrift.

Uanset hvad det bygger på, skal du kende forskellen til færdiggørelsesgraden i regnskabet. Efter NRS 2 er hovedmetoden påløbne omkostninger divideret med forventede samlede omkostninger, inklusive materialer og underentrepriser. Tag et projekt, hvor 1,420 af 1,750 estimerede montagetimer er brugt: 81% af budgettet. Men projektlederen forventer 2,020 timer i alt, så montagen er kun 70% færdig. Med udstyr, materialer og underentrepriser medregnet kan den regnskabsmæssige færdiggørelsesgrad være endnu et tredje tal. En fremdriftsgrad, der måles mod budgettet i stedet for den forventede total, ser længere fremme ud, end den er, når projektet løber over, og tager overskuddet for tidligt.

Ændringer i et særskilt underprojekt

Underprojekter giver dig en praktisk måde at holde ændringer adskilt på, som bokføringsforskriften (de norske bogføringsregler) kræver, når ændringerne er væsentlige. En opsætning, der virker: kontraktarbejdet som ét underprojekt til fast pris og hver ændring, eller alt ændringsarbejde samlet, som et særskilt underprojekt efter medgået tid og materialer eller til en aftalt pris. Timer og omkostninger på ændringen kan så dokumenteres over for bygherren, og faktureringen er uafhængig af hovedkontrakten.

Efter de norske standardkontrakter NS 8405 og NS 8407 skal entreprenøren varsle uden ugrundet ophold, når en instruks kommer i en anden form end en skriftlig tillægsordre, for eksempel en tegningsrevision. Registrér derfor ændringen, når den varsles, ikke når den godkendes, og vis den som to tal: det, der er godkendt, og det, der er krævet, men ikke aftalt. Et projekt med NOK 304,000 i forventet resultat og et åbent krav på 120,000 har et udfaldsrum på NOK 304,000–424,000.

Indkøb og forpligtede omkostninger

Rapporten »Prosjektinnkjøp« (projektindkøb) sammenholder bogførte posteringer på projektet med budgettet. Automatiske omkostninger som lønkørsler, afskrivninger og timer er ikke med. PowerOffice Go har ingen indbyggede indkøbsordrer eller varemodtagelser. Til lager og logistik anbefaler PowerOffice integrationer fra sin markedsplads, hvor der er flere løsninger. Omkostninger, der er bestilt, men ikke faktureret, skal derfor følges i den løsning, du bruger til indkøb, og lægges til det, der er bogført.

Sådan ser det ud i ProfitTracker

Omkostningsprognose og indkøbsforpligtelser med PowerOffice Go

ProfitTracker lægger indkøb og prognoser oven på PowerOffice Go. En indkøbsordre oprettes på projektet og budgetlinjen, og beløbet vises som Forpligtet, fra ordren er godkendt eller sendt, til fakturaen er bogført. Fanen Lønsomhed viser Planlagt + Forpligtet + Påløbet mod budget pr. linje for indtægter, vareforbrug og timeomkostninger.

Projekter, kundefakturaer og kreditnotaer oprettes i ProfitTracker og overføres til PowerOffice Go. Bogførte posteringer på projektkontiene, timer og betalingsstatus hentes hver nat, og når du trykker på »Synkronisér nu«. Regnskabet bliver i PowerOffice Go.

Tjekliste

1. Kan projektlederen se forpligtede omkostninger og ikke kun de bogførte?
2. Kan budget, prognose og afvigelse følges pr. linje?
3. Bliver ændringer registreret, når de varsles, med en status?
4. Kan faktureringsplan og forventede indbetalinger ses pr. projekt?
5. Er regnskabet stadig kilden til alt, der er bogført?