Projektekonomi med PowerOffice Go: budgetar, timkostnader, ändringar och beställda kostnader

PowerOffice Go har en prydlig projektmodul med delprojekt, budget per konto och en projektdashboard, och det kan bokföra timkostnader på projekt löpande. Den här artikeln går igenom vad PowerOffice Go erbjuder ett installationsföretag, hur du bäst använder färdigställandegrad och budgetar, och hur du följer inköp och beställda kostnader i ett pågående projekt.

Projekt, delprojekt och budgetar

Ett huvudprojekt i PowerOffice Go kan ha en nivå av delprojekt under sig, och varje delprojekt kan antingen ärva inställningar eller ha egna, inklusive egen faktureringsmetod (timmar, timmar och kostnader, fast pris eller ej fakturerbart) och egen budget. För en installatör är det praktiskt: kontraktsarbetet kan löpa på fast pris medan ändringar faktureras på löpande räkning i ett separat delprojekt.

Budgeten kan läggas upp enkelt, med intäkter, varukostnad, lönekostnader och övriga rörelsekostnader, eller per konto. Timmar, timpriser och fakturerbara timmar kan alla budgeteras. Projektdashboarden visar faktureringsgrad, intäkter, kostnader och vinst, med flikar för timmar, inköp, fakturor, resultaträkning, budget och delprojekt.

Timkostnader bokförda löpande

PowerOffice Go har ett kostpris per anställd, som kan omfatta lön, arbetsgivaravgift, semesterersättning och ett påslag. Godkända timmar kan periodiseras till projektet (debet med projekt och avdelning, kredit utan), manuellt eller automatiskt, varje vecka eller månad. Nettoeffekten i redovisningen är noll, men projektet bär timkostnaden i takt med timmarna i stället för när lönekörningen görs. Det är god praxis.

Ändå blir kostpriset aldrig bättre än det som läggs in i det. En montör med månadslön NOK 52,000 kostar omkring NOK 810,000 per år med semesterersättning (12%), tjänstepension (2%) och arbetsgivaravgift (14.1%). Fördelat på 1,640 produktiva timmar blir det knappt NOK 500 i timmen, och på 1,380 timmar närmare NOK 590. Hur många timmar som faktiskt kan debiteras projekt påverkar timkostnaden mer än årets lönerörelse.

Färdigställandegrad och ekonomisk färdigställandegrad

Projektrapporten i PowerOffice Go har en kolumn för färdigställandegrad i procent, och graden kan anges på projektet. Hjälpcentret säger inte hur siffran räknas ut, så kontrollera hur den sätts i ditt företag innan du använder den som mått på färdigställande.

Oavsett vad den bygger på bör du veta hur den skiljer sig från färdigställandegraden i redovisningen. Enligt NRS 2 är huvudmetoden upparbetade kostnader delat med prognostiserade totala kostnader, inklusive material och underentreprenader. Ta ett projekt där 1,420 av 1,750 uppskattade montagetimmar har använts: 81% av budgeten. Men projektledaren räknar med 2,020 timmar totalt, så montaget är bara 70% klart. Med utrustning, material och underentreprenader inräknade kan den ekonomiska färdigställandegraden vara ännu en annan siffra. En färdigställandegrad mätt mot budget i stället för mot prognostiserad total ser längre kommen ut än den är när projektet drar över, och tar vinst för tidigt.

Ändringar i ett separat delprojekt

Delprojekt ger dig ett praktiskt sätt att hålla isär ändringar, som bokføringsforskriften (de norska bokföringsreglerna) kräver när ändringarna är väsentliga. En uppsättning som fungerar: kontraktsarbetet som ett delprojekt med fast pris, och varje ändring, eller allt ändringsarbete samlat, som ett separat delprojekt på löpande räkning eller till avtalat pris. Timmar och kostnader för ändringen kan då dokumenteras för beställaren, och faktureringen är oberoende av huvudkontraktet.

Enligt de norska standardavtalen NS 8405 och NS 8407 ska entreprenören anmäla utan onödigt dröjsmål när en instruktion kommer i annan form än en skriftlig ändringsorder, till exempel en ritningsrevidering. Registrera därför ändringen när den anmäls, inte när den godkänns, och visa den som två siffror: vad som är godkänt och vad som är krävt men inte överenskommet. Ett projekt med NOK 304,000 i prognostiserad vinst och ett öppet krav på 120,000 har ett utfallsintervall på NOK 304,000–424,000.

Inköp och beställda kostnader

Rapporten ”Prosjektinnkjøp” (projektinköp) ställer bokförda poster på projektet mot budgeten. Automatiska kostnader som lönekörningar, avskrivningar och timmar ingår inte. PowerOffice Go har inga inbyggda inköpsorder eller godsmottagningar. För lager och logistik rekommenderar PowerOffice integrationer från sin marknadsplats, där det finns flera lösningar. Kostnader som är beställda men inte fakturerade måste därför följas i den lösning du använder för inköp och läggas till det som är bokfört.

Så ser det ut i ProfitTracker

Kostnadsprognos och inköpsåtaganden med PowerOffice Go

ProfitTracker lägger till inköp och prognoser ovanpå PowerOffice Go. En inköpsorder skapas på projektet och budgetraden, och beloppet visas som Beställt från det att ordern godkänns eller skickas tills fakturan bokförs. Fliken Lönsamhet visar Planerat + Beställt + Faktiskt mot budget per rad, för intäkter, varukostnad och timkostnad.

Projekt, kundfakturor och kreditfakturor skapas i ProfitTracker och överförs till PowerOffice Go. Bokförda poster på projektkontona, timmar och betalningsstatus hämtas varje natt och när du trycker på ”Synkronisera nu”. Bokföringen stannar i PowerOffice Go.

Checklista

1. Kan projektledaren se beställda kostnader, inte bara bokförda?
2. Går det att följa budget, prognos och avvikelse per rad?
3. Registreras ändringar när de anmäls, med en status?
4. Syns faktureringsplan och väntade inbetalningar per projekt?
5. Är bokföringen fortfarande källan för allt som är bokfört?