Svenska
Dansk
Deutsch
English
Español
Norsk bokmålTripletex är ett av de vanligaste ekonomisystemen bland norska hantverks- och installationsföretag, och projektmodulen täcker mycket: budgetar, timmar, faktureringsplaner, delprojekt och projektstatus. För ett ventilations-, VVS- eller elföretag är frågan alltså inte om Tripletex klarar projekt. Frågan är hur projektekonomin bäst organiseras när inköpen är stora och projekten pågår i många månader.
Vad Tripletex gör för projekt
Projekt ingår i paketen Komplett, Elektro och VVS. Lager och logistik är ett tillägg. I ett projekt kan du:
- Lägga upp projektet med kontraktstypen fast pris eller timpris, en kategori, mallar och delprojekt under ett huvudprojekt.
- Budgetera timmar, timkostnad, arvodesintäkter och orderrader, och fördela timmar i en resursplan.
- Använda projektprognosen, som enligt Tripletex fungerar när projektet är budgeterat i timmar.
- Ange en timkostnad per anställd, med möjlighet till procentuellt påslag.
- Budgetera väntade inköp som underleveranser och koppla leverantörsfakturan till posten.
- Fakturera löpande, till fast pris efter upparbetning (utifrån registrerade timmar × budgeterat timpris) eller a conto enligt en faktureringsplan.
- Följa projektstatus i en dashboard med täckningsbidrag, utfört arbete hittills, ofakturerat arbete, timmar och fakturor.
Logistikk Basis lägger till inköpsorder och godsmottagning, och ett inköp kan kopplas till ett projekt och till leverantörsfakturan. För många företag med korta jobb, timmar och material är det allt de behöver.
En vanlig vecka i ett ventilationsprojekt
Ta ett ventilationsprojekt på NOK 4.8 miljoner, levererat som underentreprenad med egna montörer, en isoleringsleverantör och utrustning från flera leverantörer. Fem saker händer som ändrar den prognostiserade vinsten. Tabellen visar vad Tripletex kan hantera, vad som kräver manuell uppföljning och vad ett projektverktyg kan tillföra:
| Händelse | Hur Tripletex kan hantera det | Det som kräver manuell uppföljning | Det ProfitTracker kan tillföra |
|---|---|---|---|
| Måndag: leverantören meddelar att avrop 3 av kanalsystem kommer två veckor för sent | Med Logistikk Basis kan inköpet registreras, kopplas till projektet och tas emot med godsmottagning när varorna kommer. | Nytt leveransdatum och vad det betyder för framdrift och betalningar. | Väntat leveransdatum per inköpsorder. Förseningen syns, och kassaflödet flyttas med. |
| Tisdag: isoleringen handlas upp för 336,000 mot 300,000 i budgeten | Med underleveranser kan väntade inköp budgeteras på projektet, och leverantörsfakturan kopplas till posten. | Att se avvikelsen mot budgetraden innan den första fakturan är bokförd. Kontrollera hur det syns i projektstatus i ditt paket. | Kontraktet som en inköpsorder på budgetraden: 336,000 visas som Beställt, och avvikelsen på −36,000 syns samma dag. |
| Onsdag: en ritningsrevidering ger extraarbete, och beställaren får en anmälan om ändringen | Tilläggsarbete kan läggas upp som ett delprojekt med egen kontraktstyp och faktureras separat eller tillsammans med huvudprojektet. | Kravet på 120,000 är anmält men inte godkänt. Status och frister behöver följas upp. | Godkända ändringar som en separat kundorder med milstolpar. Öppna krav kräver fortfarande manuell uppföljning. |
| Torsdag: en faktura i euro för brandspjäll bokförs | Fakturan bokförs till växelkursen, och kostnaden når projektet. | Hur mycket av ordern som fortfarande är öppen i euro. | Saldot på inköpsordern räknas om till dagens kurs i prognosen. |
| Fredag: projektledaren höjer återstående montagetimmar från 480 till 600 | Projektprognosen bygger på timbudgeten, och timkostnaden per anställd kan anges med ett procentuellt påslag. | Att uppdatera uppskattningen och se vad det gör med resultatet. | Återstående timmar = uppskattning minus registrerade timmar. Den nya uppskattningen sänker den prognostiserade vinsten med NOK 74,400. |
I slutet av veckan har den prognostiserade vinsten fallit med mer än NOK 100,000. Mycket av detta går att hantera i Tripletex, men flera av händelserna syns i bokföringen först när fakturorna är bokförda, eller måste följas i ett kalkylblad vid sidan av.
Inköpsorder och underleveranser i Tripletex
Tripletex har två sätt att hantera inköp på ett projekt. Underleveranser används för att budgetera väntade inköp på projektet, och leverantörsfakturan kopplas till posten via orderrader. Inköpsorder (Logistikk Basis) används för att beställa, ta emot varor och koppla inköpet till ett projekt och till leverantörsfakturan. En inköpsorder ändrar inte lagersaldot, det gör godsmottagningen.
Det vi inte har hittat beskrivet i hjälpcentret är hur en öppen inköpsorder syns i projektstatus innan fakturan är bokförd. Det betyder inte att det inte går. Kontrollera det för ditt paket eller fråga Tripletex. Det är den siffran som låter dig se den prognostiserade slutkostnaden innan fakturorna kommer.
A conto-fakturering på projektet och redovisningsprincipen
Tripletex rekommenderar a conto-fakturering enligt en faktureringsplan för projekt med fast pris. A conto-belopp ligger i balansräkningen och intäktsförs när projektets slutfaktura utfärdas. Så hanteras a conto-fakturering i projektmodulen och bokföringen under året.
Vilken redovisningsprincip företaget följer i årsredovisningen är ett separat beslut. Huvudregeln är successiv vinstavräkning enligt NRS 2, medan små företag kan välja färdigställandemetoden enligt NRS 8. Valet görs tillsammans med revisorn och hanteras i period- och årsbokslutet. För projektledaren är det oavsett metod bra att veta hur mycket av den prognostiserade vinsten som är upparbetad och hur mycket som återstår. Läs mer i vår artikel om projektredovisning och successiv vinstavräkning.
Var uppgifterna ska finnas
Den enklaste regeln är att varje uppgift förs in på ett ställe, av den som har den, och speglas dit där den behövs:
| Data | Var den ska finnas | Varför |
|---|---|---|
| Bokförda poster, leverantörsfakturor, kundfakturor | Bokföringen | Lagstadgad dokumentation. En enda källa för det som är bokfört. |
| Projekt, kund, leverantör | Båda, synkroniserat | Skapas på ett ställe och speglas. Dubbelinmatning är den vanligaste felkällan. |
| Budget per rad och prognos | Projektverktyget | Ändras varje vecka av projektledaren. Behöver historik: ursprunglig, aktuell, prognos. |
| Inköpsorder och godsmottagningar | Projektverktyget (eller en logistikmodul) | Måste kopplas till projekt och budgetrad för att ge beställd kostnad. |
| Timmar | Tidrapporteringssystem eller ekonomisystem | Timkostnaden måste nå projektet löpande, inte när lönekörningen görs. |
| Faktureringsplan och ändringar | Projektverktyget | Kundfakturan skapas på ett ställe och överförs till bokföringen. |
En projektuppsättning i Tripletex som håller vid en revision
Bokføringsforskriften (de norska bokföringsreglerna) kräver att kostnader i projektredovisningen kan delas upp på löner, material, underentreprenörer och övriga direkta kostnader, och att kontraktsarbete och ändringar hålls isär när det är väsentligt:
- Ett projekt per kontrakt, med projektkod på varje verifikation och ändringar som delprojekt, som Tripletex beskriver.
- En kontoplan som summeras till de fyra kostnadsgrupperna: varukostnad, underentreprenader, löner och övriga direkta kostnader.
- En realistisk timkostnad per anställd: lön, semesterersättning, pension och arbetsgivaravgift delat med produktiva timmar.
- En faktureringsplan som följer kontraktets betalningsplan.
- Tidrapporter per anställd och dag, uppdelade på projekt och intern tid, även vid fast pris (§ 8-1-2).
Månadsbokslut
Tre poster är typiska vid månadsskiftet: varor som är mottagna men inte fakturerade, underentreprenadarbete som är utfört men inte fakturerat och timmar som är registrerade men ännu inte betalda. Periodiseras de inte visar projektet ett bättre resultat ena månaden och ett sämre nästa.
Projektekonomi och inköp tillsammans med Tripletex
ProfitTracker bygger på Tripletex i stället för att ersätta det. Tripletex är källan för bokföringen, och ProfitTracker är källan för projekt, kundorder, inköpsorder och godsmottagningar. Projektet skapas i ProfitTracker och kan skapas automatiskt i Tripletex. Kundfakturor skapas i ProfitTracker och överförs till Tripletex, och inkomna betalningar hämtas tillbaka.
Bokförda poster på de konton du väljer för projektkostnader hämtas från Tripletex en gång per dygn och när du trycker på ”Synkronisera nu”. Du matchar posterna mot inköpsordern, och de blir Faktiskt medan Beställt minskar med samma belopp. Timmar hämtas från Tripletex eller importeras från Excel.
Frågor att ställa innan du väljer ett verktyg ovanpå Tripletex
- Skapas projektet på ett ställe och speglas till det andra, eller måste det föras in två gånger?
- Vilka poster hämtas från Tripletex, hur ofta, och kan de matchas mot en inköpsorder?
- Var skapas kundfakturan, och kommer betalningsstatusen tillbaka?
- Hur kommer timmarna in, och till vilken timkostnad?
- Vad händer med en faktura i utländsk valuta?
Vill du se inköp och prognostiserad vinst för dina egna projekt, med Tripletex som ekonomisystem?
Källor
- Tripletex – priser och paket
- Tripletex – skapa ett projekt
- Tripletex – projektbudget och resursplan
- Tripletex – arvoden och timpriser
- Tripletex – underleveranser, prognos och framdrift
- Tripletex – projektdashboard
- Tripletex – tilläggsarbete
- Tripletex – a conto-fakturering vid fast pris
- Tripletex – inköpsorder
- Tripletex – inköp kopplade till ett projekt
- Regnskapsstiftelsen – NRS 8