Projektøkonomi med Tripletex: projektmodulet, indkøb og forventet resultat

Tripletex er et af de mest udbredte regnskabssystemer blandt norske håndværks- og installationsvirksomheder, og projektmodulet dækker meget: budgetter, timer, faktureringsplaner, underprojekter og projektstatus. En ventilations-, VVS- eller el-entreprenør spørger derfor ikke rigtig, om Tripletex kan håndtere projekter. Spørgsmålet er, hvordan projektøkonomien bedst organiseres, når indkøbene er store, og projekterne løber over mange måneder.

Det gør Tripletex for projekter

Projektmodulet indgår i pakkerne Komplett, Elektro og VVS. Lager og logistik er et tilkøb. I et projekt kan du:

• Oprette projektet med kontrakttypen fast pris eller timepris, en kategori, skabeloner og underprojekter under et hovedprojekt.
• Budgettere timer, kostpris pr. time, honorarindtægter og ordrelinjer og fordele timer i en ressourceplan.
• Bruge projektprognosen, der ifølge Tripletex virker, når projektet er budgetteret i timer.
• Sætte en kostpris pr. time pr. medarbejder med mulighed for et procenttillæg.
• Budgettere forventede indkøb som underleverancer (i Tripletex underleveranser) og knytte leverandørfakturaen til posten.
• Fakturere løbende, til fast pris efter fremdrift (baseret på registrerede timer × budgetteret timepris) eller aconto efter en faktureringsplan.
• Følge projektstatus i et dashboard med dækningsbidrag, udført arbejde til dato, ikke-faktureret arbejde, timer og fakturaer.

Logistikk Basis tilføjer indkøbsordrer og varemodtagelser, og et indkøb kan knyttes til et projekt og til leverandørfakturaen. For mange virksomheder med korte opgaver, timer og materialer er det alt, de har brug for.

En almindelig uge på et ventilationsprojekt

Tag et ventilationsprojekt til NOK 4.8 millioner, leveret som underentreprise med egne montører, en isoleringsleverandør og udstyr fra flere leverandører. Der sker fem ting, der ændrer det forventede resultat. Tabellen viser, hvad Tripletex kan håndtere, hvad der kræver manuel opfølgning, og hvad et projektværktøj kan tilføje:

Ved ugens udgang er det forventede resultat faldet med mere end NOK 100,000. Meget af det kan håndteres i Tripletex, men flere af hændelserne vises først i regnskabet, når fakturaerne er bogført, eller skal følges i et regneark ved siden af.

Indkøbsordrer og underleverancer i Tripletex

Tripletex kan håndtere indkøb på et projekt på to måder. Underleverancer bruges til at budgettere forventede indkøb på projektet, og leverandørfakturaen knyttes til posten via ordrelinjer. Indkøbsordrer (Logistikk Basis) bruges til at bestille, modtage varer og knytte indkøbet til et projekt og til leverandørfakturaen. En indkøbsordre ændrer ikke lagerbeholdningen, det gør varemodtagelsen.

Det, vi ikke har fundet beskrevet i hjælpecentret, er, hvordan en åben indkøbsordre vises i projektstatus, før fakturaen er bogført. Det betyder ikke, at det ikke kan lade sig gøre. Tjek det for din pakke, eller spørg Tripletex. Det er det tal, der lader dig se den forventede slutomkostning, før fakturaerne kommer.

Acontofakturering på projektet og regnskabspraksis

Tripletex anbefaler acontofakturering efter en faktureringsplan på fastprisprojekter. Acontobeløb står på balancen og indtægtsføres, når projektets slutfaktura udstedes. Sådan håndteres acontofakturering i projektmodulet og bogføringen i løbet af året.

Hvilken regnskabspraksis virksomheden følger i sit årsregnskab, er en særskilt beslutning. Hovedreglen er produktionsmetoden efter NRS 2, mens små virksomheder kan vælge færdigmeldingsmetoden efter NRS 8. Valget træffes sammen med revisor og håndteres ved periode- og årsafslutningen. For projektlederen er det under alle omstændigheder nyttigt at vide, hvor meget af det forventede resultat der er optjent, og hvor meget der mangler. Læs mere i vores artikel om projektregnskab og indtægter efter fremdrift.

Hvor dataene skal ligge

Den enkleste regel er, at hver oplysning indtastes ét sted af den, der har den, og spejles derhen, hvor der er brug for den:

En projektopsætning i Tripletex, der holder til en revision

Bokføringsforskriften (de norske bogføringsregler) kræver, at omkostningerne i projektregnskabet kan deles op i løn, materialer, underentreprenører og andre direkte omkostninger, og at kontraktarbejde og ændringer holdes adskilt, hvor det er væsentligt:

• Ét projekt pr. kontrakt, med projektkode på hver postering og ændringer som underprojekter, sådan som Tripletex beskriver det.
• En kontoplan, der kan summeres til de fire omkostningsgrupper: vareforbrug, underentrepriser, løn og andre direkte omkostninger.
• En realistisk kostpris pr. time pr. medarbejder: løn, feriepenge, pension og arbejdsgiverafgift divideret med produktive timer.
• En faktureringsplan, der følger kontraktens betalingsplan.
• Timesedler pr. medarbejder og dag, delt op på projekter og intern tid, også ved fast pris (§ 8-1-2).

Månedsafslutning

Tre poster er typiske ved månedsafslutningen: varer, der er modtaget, men ikke faktureret, arbejde i underentreprise, der er udført, men ikke faktureret, og timer, der er registreret, men endnu ikke udbetalt. Periodiseres de ikke, viser projektet et bedre resultat den ene måned og et dårligere den næste.

Sådan ser det ud i ProfitTracker

Projektøkonomi og indkøb sammen med Tripletex

ProfitTracker bygger på Tripletex og erstatter det ikke. Tripletex er det styrende system for regnskabet, og ProfitTracker er det styrende system for projekter, salgsordrer, indkøbsordrer og varemodtagelser. Projektet oprettes i ProfitTracker og kan oprettes automatisk i Tripletex. Kundefakturaer oprettes i ProfitTracker og overføres til Tripletex, og modtagne betalinger hentes tilbage.

Bogførte posteringer på de konti, du vælger til projektomkostninger, hentes fra Tripletex én gang i døgnet, og når du trykker på »Synkronisér nu«. Du matcher posteringerne med indkøbsordren, og de bliver til Påløbet, mens Forpligtet falder med samme beløb. Timer hentes fra Tripletex eller importeres fra Excel.

Spørgsmål at stille, før du vælger et værktøj oven på Tripletex

1. Oprettes projektet ét sted og spejles til det andet, eller skal det indtastes to gange?
2. Hvilke posteringer hentes fra Tripletex, hvor ofte, og kan de matches med en indkøbsordre?
3. Hvor oprettes kundefakturaen, og kommer betalingsstatus tilbage?
4. Hvordan kommer timerne ind, og til hvilken kostpris pr. time?
5. Hvad sker der med en faktura i fremmed valuta?