Xero Projects for entreprenører (2026): funktioner, priser og indkøbsordrer

Xero Projects føjer tid, omkostninger, tilbud og projektlønsomhed til Xero, og for servicevirksomheder er det ofte alt, de har brug for. Entreprenører køber mere, end de fakturerer i timer, så denne guide ser på det fra entreprenørens side: hvad Xero Projects gør, hvad det koster i hver region, hvad der sker med en indkøbsordre, og hvordan du dækker det, en entreprenør som regel skal bruge oveni.

Resumé på 60 sekunder

Xero Projects passer godt til timetunge opgaver og små entrepriser, hvor du fakturerer tid og materialer: Tidsregistrering, tilbud og fakturering er stærke, og lønsomhedsdashboardet viser budget mod påløbet. Til opgaver med betydelige indkøb skal du planlægge én tilføjelse: Indkøbsordrer kan endnu ikke knyttes til projekter, så det, der er bestilt, men endnu ikke faktureret, står ikke på projektet, og der er ingen dokumenteret prognose for slutomkostningen. Mange entreprenører beholder Xero som regnskabssystem og tilføjer et projektøkonomilag til budgetter, indkøb og prognoser.

Det gør Xero Projects

Med Projects kan du oprette et projekt på en kontakt, tilføje et estimat med estimerede opgaver, udgifter og tid og gøre det til et tilbud. Du kan registrere tid med et stopur eller mobilappen, knytte fakturaer, spend money-posteringer og udlæg til et projekt og fakturere tid og omkostninger, til fast pris eller efter medgået tid og materialer, herunder forudbetalinger og betalinger efter fremdrift. Lønsomhedsdashboardet sammenholder omkostninger med budgettet, og der er rapporterne Project Summary, Project Details og Project Financials.

To begrænsninger går igen på Xeros eget idéforum: Udgifter kan ikke knyttes til enkelte opgaver, og estimerede udgifter vises ikke i projektoversigten, før der er faktiske omkostninger. Begge dele er forumudsagn, så tjek, om de stadig gælder.

Sådan sætter du Xero Projects op til entreprisearbejde

1. Opret projektet ud fra estimatet, og lad det oprindelige estimat stå uændret. Registrér ændringer som særskilte opgaver eller et særskilt projekt, så de kan dokumenteres.
2. Brug opgaver til timefaser (montage, idriftsættelse, projektledelse) med estimerede timer. Det er dér, Projects er stærkest.
3. Knyt hver fakturalinje til projektet ved registreringen, og tilføj en tracking category for omkostningstypen, hvis du vil have en opdeling efter omkostningstype.
4. Fakturér fremdrift eller forudbetalinger fra projektet, og før en særskilt oversigt over tilbageholdte beløb.
5. Før en liste over åbne indkøbsordrer og underentrepriser pr. opgave, og læg den til projektets tal, når du gennemgår prognosen.

Det koster det

I alle regioner ligger Projects i den øverste plan. For en lille virksomhed, der skifter fra en mellemplan for at få Projects, er opgraderingen en del af prisen for beslutningen.

Det sker der med en indkøbsordre

Tag en ventilationsentreprise til £560,000, der køres i Xero. Kanalleverandøren har en åben ordre på £30,000, der leveres i dele. Ifølge Xeros dokumentation godkendes indkøbsordren med en tracking category på linjerne. En del af varerne kommer, og den modtagne mængde registreres på fakturaen. En faktura på £12,000 knyttes til projektet, så projektets omkostning stiger med £12,000. Projektvisningen viser £12,000, og de åbne £18,000 står kun på indkøbsordren.

Xeros indkøbsordreflow lader dig oprette en faktura ud fra en godkendt ordre for den modtagne mængde, og ordren står åben for resten. Ordrelinjer kan have tracking categories. Det, Xero endnu ikke understøtter, er at knytte ordrelinjer til et projekt. Det seneste svar på ønsket (februar 2026) var, at der ikke er nogen tidsramme. På hele eksempelopgaven betyder det, at £79,600 i åbne ordrer og underentrepriser ligger uden for projektvisningen, som viser £379,820 mod en slutomkostning, projektlederen forventer bliver £527,980.

Tracking categories som alternativ

Mange Xero-brugere springer Projects over og bruger tracking categories i stedet: én kategori til opgaven og en anden til afdeling eller omkostningstype. Det virker på alle planer, og tracking kan sættes på ordrelinjer, så åbne ordrer i det mindste kan listes pr. opgave. Brugere melder om begrænsninger på antallet af aktive kategorier, så tjek Xero Central for din organisation. Tracking categories svarer på »hvad har opgaven kostet?«, men alene svarer de ikke på »hvad kommer den til at koste?«.

Det skal entreprenører planlægge for

Tilbageholdelse fortjener en bemærkning. I Storbritannien er tilbageholdelsen (retention) ofte 5%, og gennemsnittet i den regeringsbestilte Pye Tait-undersøgelse var 4.8%, hvor halvdelen frigives ved practical completion (når arbejdet i det væsentlige er færdigt) og resten efter mangelperioden. På eksempelopgaven er 5% af de £362,000, der indtil nu er faktureret, £18,100, som hovedentreprenøren holder tilbage: optjent, men ikke kontanter. I New Zealand skal tilbageholdte beløb efter loven holdes som betroede midler, og i Australien varierer reglerne fra stat til stat. Xero har sagt, at indbygget tilbageholdelse ikke er planlagt, så entreprenører følger det særskilt.

Sådan ser det ud i ProfitTracker

Sammenhængende budgetter, indkøb og forventet lønsomhed med Xero

ProfitTracker lægger en sammenhængende proces oven på Xero: budget pr. opgave og budgetlinje, indkøbsordrer oprettet på opgaven, varemodtagelser pr. linje og forventet lønsomhed som planlagt + forpligtet + påløbet = prognose mod budgettet med forventet dækningsgrad mod målet på tværs af alle opgaver.

Projekter, kundefakturaer og kreditnotaer oprettes i ProfitTracker og overføres til Xero. Kunder, leverandører, kontaktpersoner, produkter og betalinger synkroniseres begge veje, og timer hentes fra Xero. Synkroniseringen kører hver nat, og når du selv starter den. Regnskabet bliver i Xero.