Xero Projects for entreprenørar (2026): funksjonar, prisar og innkjøpsordrar

Xero Projects legg til timar, kostnader, tilbod og prosjektlønnsemd i Xero, og for tenestebedrifter er det ofte alt dei treng. Entreprenørar kjøper meir enn dei fakturerer per time, så denne guiden ser det frå sida til entreprenøren: kva Xero Projects gjer, kva det kostar i kvar region, kva som skjer med ein innkjøpsordre, og korleis du dekkjer det ein entreprenør vanlegvis treng i tillegg.

Samandrag på 60 sekund

Xero Projects passar godt for arbeidsintensive prosjekt og små jobbar der du fakturerer etter rekning: timeføring, tilbod og fakturering er gode, og lønnsemdsdashboardet viser budsjett mot påløpt. Har prosjekta store innkjøp, må du rekne med eitt tillegg: innkjøpsordrar kan enno ikkje knytast til prosjekt, så det som er bestilt, men ikkje fakturert, står ikkje på prosjektet, og det finst ingen dokumentert prognose for sluttkostnad. Mange entreprenørar beheld Xero som rekneskap og legg eit prosjektverktøy oppå for budsjett, innkjøp og prognosar.

Kva Xero Projects gjer

I Projects opprettar du eit prosjekt på ein kontakt, legg inn ein kalkyle med oppgåver, utgifter og tid, og gjer han om til eit tilbod. Du kan føre tid med ein tidtakar eller mobilappen, knyte fakturaer, direkte betalingar (spend money) og utleggskrav til eit prosjekt, og fakturere tid og kostnader, på fastpris eller etter rekning, også forskot og delbetalingar etter framdrift. Lønnsemdsdashboardet samanliknar kostnader med budsjettet, og du har rapportane Project Summary, Project Details og Project Financials.

To avgrensingar går igjen i idéforumet til Xero: utgifter kan ikkje knytast til enkeltoppgåver, og estimerte utgifter blir ikkje viste i prosjektsamandraget før det finst faktiske kostnader. Begge er utsegner frå forumet, så sjekk om dei framleis gjeld.

Slik set du opp Xero Projects for entreprisearbeid

1. Opprett prosjektet frå kalkylen og la den opphavlege kalkylen stå uendra. Før endringar som eigne oppgåver eller eit eige prosjekt, så dei kan dokumenterast.
2. Bruk oppgåver for arbeidsfasar (montasje, innregulering, prosjektleiing) med estimerte timar. Det er der Projects er sterkast.
3. Knyt kvar fakturalinje til prosjektet når ho blir registrert, og legg til ein sporingskategori (tracking category) om du vil fordele på kostnadstype.
4. Fakturer framdrift eller forskot frå prosjektet, og før tilbakehalde beløp (retention) for seg.
5. Før ei liste over opne ordrar og underentreprisar per prosjekt, og legg lista til prosjekttala når du går gjennom prognosen.

Kva det kostar

I alle regionar ligg Projects i den øvste pakken. For ei lita bedrift som må gå opp frå ein pakke i midtsjiktet for å få Projects, er prisauken ein del av kostnaden ved valet.

Kva som skjer med ein innkjøpsordre

Ta eit ventilasjonsprosjekt på £560 000 som blir ført i Xero. Leverandøren av kanalnett har ein open ordre på £30 000, levert i delar. Etter dokumentasjonen til Xero blir innkjøpsordren godkjend med ein sporingskategori på linjene. Ein del av varene kjem, og motteken mengd blir registrert på fakturaen. Ein faktura på £12 000 blir knytt til prosjektet, så prosjektkostnaden aukar med £12 000. Prosjektvisinga viser £12 000, og dei opne £18 000 står berre på innkjøpsordren.

I Xero kan du lage ein faktura frå ein godkjend innkjøpsordre for motteken mengd, og ordren står open for resten. Ordrelinjene kan ha sporingskategoriar. Det Xero enno ikkje støttar, er å knyte ordrelinjer til eit prosjekt. Det siste svaret på ønsket (februar 2026) var at det ikkje finst nokon tidsramme. For heile eksempelprosjektet tyder det at £79 600 i opne ordrar og underentreprisar står utanfor prosjektvisinga, som viser £379 820 mot ein sluttkostnad prosjektleiaren reknar med blir £527 980.

Sporingskategoriar som alternativ

Mange Xero-brukarar droppar Projects og brukar sporingskategoriar (tracking categories) i staden: éin kategori for prosjektet, ein annan for avdeling eller kostnadstype. Det verkar på alle pakkar, og sporing kan setjast på ordrelinjer, så opne ordrar i det minste kan listast per prosjekt. Brukarar melder om grenser for kor mange aktive kategoriar du kan ha, så sjekk Xero Central for organisasjonen din. Sporingskategoriar svarer på «kva har dette prosjektet kosta?». Åleine svarer dei ikkje på «kva kjem det til å koste?».

Dette bør entreprenørar planleggje for

Tilbakehalde beløp (retention) fortener ein merknad. I Storbritannia er det ofte 5 %, og snittet i Pye Tait-gjennomgangen, bestilt av styresmaktene, var 4,8 %. Halvparten blir frigjord ved practical completion (praktisk ferdigstilling) og resten etter reklamasjonsperioden. På eksempelprosjektet er 5 % av dei £362 000 som er fakturerte så langt, £18 100 som hovudentreprenøren held tilbake: opptent, men ikkje pengar i kassa. På New Zealand må slike beløp etter lova haldast åtskilde i trust (on trust), og i Australia varierer reglane mellom delstatane. Xero har sagt at innebygd støtte for tilbakehalde beløp ikkje er planlagd, så entreprenørane følgjer det opp for seg.

Slik ser det ut i ProfitTracker

Budsjett, innkjøp og venta lønnsemd saman med Xero

ProfitTracker legg ein samanhengande prosess oppå Xero: budsjett per prosjekt og budsjettpost, innkjøpsordrar på prosjektet, varemottak per linje og venta lønnsemd som planlagt + ope + påløpt = prognose mot budsjettet, med venta margin mot mål på tvers av alle prosjekt.

Prosjekt, kundefakturaer og kreditnotaer blir oppretta i ProfitTracker og overførte til Xero. Kundar, leverandørar, kontaktpersonar, produkt og betalingar blir synkroniserte begge vegar, og timar blir henta frå Xero. Det blir synkronisert kvar natt og når du startar det sjølv. Rekneskapen blir verande i Xero.