Xero Projects para contratistas (2026): funciones, precios y pedidos de compra

Xero Projects añade a Xero tiempo, costes, ofertas y rentabilidad de proyectos, y a las empresas de servicios suele bastarles con eso. Los contratistas compran más de lo que facturan por horas, así que esta guía lo mira desde su lado: qué hace Xero Projects, cuánto cuesta en cada región, qué pasa con un pedido de compra y cómo cubrir lo que un contratista suele necesitar además.

Resumen en 60 segundos

Xero Projects encaja bien en trabajos donde pesa la mano de obra y en obras pequeñas que se facturan por horas y materiales: el registro de tiempo, las ofertas y la facturación son buenos, y el panel de rentabilidad muestra el presupuesto frente a lo real. Para proyectos con muchas compras, prevé un añadido: los pedidos de compra aún no se pueden vincular a proyectos, así que lo pedido pero sin facturar no está en el proyecto, y no hay documentada una previsión del coste final. Muchos contratistas mantienen Xero como sistema contable y añaden una capa de costes por proyecto para presupuestos, compras y previsiones.

Qué hace Xero Projects

Projects te permite crear un proyecto asociado a un contacto, añadir una estimación con tareas, gastos y tiempo estimados, y convertirla en una oferta. Puedes registrar el tiempo con un temporizador o con la app móvil, asignar a un proyecto facturas, operaciones de spend money y notas de gastos, y facturar tiempo y costes, a precio cerrado o por horas y materiales, con anticipos y pagos según el avance. El panel de rentabilidad compara los costes con el presupuesto, y hay informes Project Summary, Project Details y Project Financials.

En el propio foro de ideas de Xero aparecen una y otra vez dos límites: los gastos no se pueden asignar a tareas individuales, y los gastos estimados no aparecen en el resumen del proyecto hasta que hay costes reales. Las dos son afirmaciones de foro, así que comprueba si siguen vigentes.

Configurar Xero Projects para trabajo por contrato

1. Crea el proyecto a partir de la estimación y deja intacta la estimación original; registra las modificaciones como tareas aparte o en otro proyecto para poder justificarlas.
2. Usa las tareas para las fases de mano de obra (instalación, puesta en marcha, gestión de proyecto) con las horas estimadas: ahí es donde Projects es más fuerte.
3. Asigna cada línea de factura al proyecto al introducirla, y añade una categoría de seguimiento para el tipo de coste si quieres un desglose por tipo de coste.
4. Factura el avance o los anticipos desde el proyecto, y lleva aparte un registro de las retenciones de garantía.
5. Mantén una lista de pedidos abiertos y subcontratas por proyecto y súmala a las cifras del proyecto cuando revises la previsión.

Cuánto cuesta

En todas las regiones, Projects está en el plan superior. Para una empresa pequeña que pasa de un plan intermedio para tener Projects, el salto forma parte del coste de la decisión.

Qué pasa con un pedido de compra

Imagina una instalación de climatización de £560,000 llevada en Xero. El proveedor de conductos tiene un pedido abierto de £30,000, con entregas parciales. Según la documentación de Xero, el pedido de compra se aprueba con una categoría de seguimiento en las líneas. Llega parte de la mercancía y la cantidad recibida se registra en la factura. Una factura de £12,000 se asigna al proyecto, así que el coste del proyecto sube £12,000. La vista del proyecto muestra £12,000, y las £18,000 abiertas solo están en el pedido de compra.

El flujo de pedidos de compra de Xero permite crear una factura a partir de un pedido aprobado por la cantidad recibida, y el pedido sigue abierto para el resto. Las líneas de pedido pueden llevar categorías de seguimiento. Lo que Xero aún no admite es asignar líneas de pedido a un proyecto; su última respuesta a la petición (febrero de 2026) fue que no hay plazo. En todo el proyecto de ejemplo, eso supone que £79,600 de pedidos y subcontratas abiertos quedan fuera de la vista del proyecto, que muestra £379,820 frente a un coste final que el jefe de proyecto espera que sea de £527,980.

Las categorías de seguimiento como alternativa

Muchos usuarios de Xero se saltan Projects y usan categorías de seguimiento: una para el proyecto, otra para el departamento o el tipo de coste. Funciona en todos los planes, y el seguimiento se puede fijar en las líneas de pedido, así que al menos se pueden listar los pedidos abiertos por proyecto. Los usuarios informan de límites en el número de categorías activas: consulta Xero Central para tu organización. Las categorías de seguimiento responden a «¿cuánto ha costado este proyecto?»; por sí solas no responden a «¿cuánto costará?».

Qué deben prever los contratistas

La retención de garantía merece un apunte. En Reino Unido suele ser del 5% (la media en el estudio Pye Tait, encargado por el Gobierno, fue del 4.8%), con la mitad liberada en la recepción de la obra y el resto al final del periodo de defectos. En el proyecto de ejemplo, el 5% de las £362,000 facturadas hasta ahora son £18,100 retenidas por el contratista principal: devengadas, pero no cobradas. En Nueva Zelanda, por ley, la retención debe mantenerse en fideicomiso; en Australia, las normas varían según el estado. Xero ha dicho que no tiene previsto hacer nativa la retención, así que los contratistas la llevan aparte.

Cómo se ve esto en ProfitTracker

Presupuestos, compras y rentabilidad prevista conectados con Xero

ProfitTracker añade un proceso conectado sobre Xero: presupuesto por proyecto y partida presupuestaria, pedidos de compra creados en el proyecto, recepciones de mercancía por línea y rentabilidad prevista como planificado + comprometido + real = previsión frente al presupuesto, con el margen previsto frente al objetivo en todos los proyectos.

Los proyectos, las facturas a clientes y las notas de crédito se crean en ProfitTracker y se transfieren a Xero. Clientes, proveedores, personas de contacto, productos y pagos se sincronizan en ambos sentidos, y las horas se obtienen de Xero. La sincronización se ejecuta cada noche y siempre que la inicies. La contabilidad sigue en Xero.